Sätt att säga "Skriv inte ut den här e-posten" i din signatur

Individer och grupper använder e-postkommunikation för att skicka och ta emot meddelanden elektroniskt. Människor använder e-post för att skicka enkla meddelanden till vänner, konfidentiell information, mötesnoteringar och rapporter. När du skickar ett mail till en mottagare men du inte vill att de ska skriva ut det finns det ett par sätt att uttrycka detta i din e-post signatur.

Håll denna information konfidentiell

När du skickar ett konfidentiellt mail kan du begära att mottagaren inte skriver ut e-postmeddelandet så att du kan minska potentialen att e-postmeddelandet faller i fela händer. I slutet av e-postmeddelandet skriver du texten i "Signaturområdet", "Det här e-postmeddelandet är konfidentiellt, var god undvik att skriva ut det."

Spara den här e-posten

E-postmottagare får ofta viktiga e-postmeddelanden som innehåller information som de kan behöva för framtida bruk. I stället för att skriva ut e-postmeddelandena kan mottagare arkivera dem i sina e-postprogram. I signaturområdet i ditt e-postmeddelande kan du påminna mottagaren om att han kan arkivera e-postmeddelandet genom att tillhandahålla ett meddelande som "Glöm inte att arkivera det här e-postmeddelandet" eller "Det är inte nödvändigt att skriva ut det här e-postmeddelandet, men du kan spara det till dina e-postarkiv eller dators hårddisk. "Om du skickar ett e-postmeddelande till en person som arbetar i samma företag som du gör, har du troligen samma e-postprogram, så du kan också ge snabbanvisningar för arkivering av e-postmeddelanden.

Kontrollera intranätet

Om du skickar ett email till medarbetare och det innehåller information som ett nytt företagsförfarande, instruktioner för att logga in i företagets blogg eller sociala medier, anställdas handbok, försäkring och förmåner information eller detaljer om en anställdas utvärdering, kan du spara innehållet i meddelandet till företagets intranät. I underskriftsområdet i ditt email anger du att om mottagaren behöver se informationen senare, kan hon besöka företagets intranät eller filöverföringsprotokoll. Meddelandet kan läsa "Spara ett träd. Istället för att skriva ut det här dokumentet får du tillgång till det från intranätet om du behöver referera det till framtiden. "

Skydda miljön

Med fler och fler arbetsplatser som antar miljövänliga metoder är det inte ovanligt att se att anställda lägger meddelanden på sina e-signaturer som uppmuntrar mottagare att undvika att skriva ut kommunikation. Ditt meddelande kan säga "Tänk på miljön innan du skriver ut" eller "Spara ett träd." Slå inte på Skriv ut. "