Utmaningar för budgettering och budgetkontroll

Budgetar och budgetprocessen har blivit en grundpelare i modern ledningsredovisning. Även om en stark budget kan ge både ekonomiska och operativa fördelar, är processen långt ifrån dålig. Att förstå några av budgetutmaningarna och budgetkontrollen kan hjälpa dig att undvika vissa vanliga fallgropar när du går igenom budgetprocessen hos ditt företag.

Medarbetaracceptans

En av de svåraste delarna av budgetprocessen är att skapa sanna anställdas stöd för budgeten. Anställda som inte är engagerade i budgeteringsprocessen känner sällan till budgetmål under sitt dagliga arbete. För att stärka stödet till budgeten bidrar en transparent budgetprocess med regelbundna möten att utbilda anställda och hålla dem uppdaterade. När de informeras och investeras, är de mer benägna att förstå fördelarna med budgetprocessen och ta ägande av budgetmål.

Sätta mål

Chefer som är inblandade i att skapa budgetmål - de finansiella målen som används i budgetprocessen - kämpar ofta för att bestämma lämplig nivå av aggressivitet. Vissa chefer hävdar att målen bör vara extremt utmanande och att anställda måste sträcka sig för att nå sina mål. Andra säger att denna praxis är demotiverande och att budgetmål bör uppnås av anställda som utövar rimlig insats. I båda fallen ska cheferna överväga examensnivåer av framgång. Istället för att utvärdera anställda för att uppnå eller inte uppnå ett budgetmål kan chefer utvärdera dem med ett tierat system. En arbetare som saknar ett stort budgetmål skulle anses vara off-target, en som uppnår budgetmålet skulle vara on-target, och en anställd som överstiger förväntan skulle övervägas över målet.

Ansvarsredovisning

Eftersom budgetar ger tydliga, kvantitativa mål för prestanda, kan cheferna ibland göra det lätt att hålla anställda ansvariga för att uppnå budgetmål. Detta är emellertid inte alltid fallet. Ansvarsbokföring, processen med att använda bokföringsnummer för att hålla specifika medarbetare ansvariga för prestation, identifierar inte alltid den person som ska hållas skyldig. Om exempelvis en möbeltillverkningsanläggning använde mer än den budgeterade mängden timmer som behövs för produktion under en produktionsperiod, skulle många budgeteringssystem bestämma att linjeledaren borde hållas ansvarig för överhämtningen. Om överbeloppet faktiskt beror på att inköpschefen sänker kostnaderna genom att beställa sämre produkter, hålls den felaktiga personen ansvarig. Detta är orättvist för arbetstagaren och löser fortfarande inte företagets produktionsproblem.

Slipsar till kompensation

Även om budgetar kan vara ett effektivt verktyg för att motivera anställda, bör cheferna kommunicera strikta förväntningar om budgetets etik. Exempelvis kan chefer som kompenseras utifrån att uppnå en försäljningsnivå i förhållande till ett budgetmål frestas att flytta försäljningen från en aktuell period till en senare period under perioder med hög inkomst. Chefer som har problem med att göra bonusmål kan ta hand om tillverkning eller bedrägeri för att göra betyget. I företag där budgetresultatet är starkt kopplat till bonuskompensation, måste cheferna vara särskilt vaksamma.