Utmaningarna för Business Email Communication

Företagsledare idag kommunicerar regelbundet med sina anställda, kunder och andra intressenter via e-post. Medan e-postkommunikation är snabb och kan skickas enkelt från en dator, telefon eller annan mobil enhet, avgör chefer email för utmaningar mediet ställer i företag stora och små.

effekter

Att skicka ett e-postmeddelande är inte som att skicka ett förseglat kuvert via posttjänsten. Kommunikation på papper är mycket mindre sannolikt att läsas av någon som meddelandet inte är avsedd för. Det här är inte sant med e-post, som kan vidarebefordras av mottagaren till vem han väljer. Utmaningen för alla företagare är att tänka klart om innehållet i det e-postmeddelande som han ska skicka och de oavsiktliga konsekvenserna av informationen slutar i fel inbox.

Tidsram

Ibland blir ett e-postmeddelande igensatt i "systemet" och levereras inte i timmar eller ibland dagar från det att den skickades. Du förväntar dig nästan omedelbar leverans, men det är inte alltid fallet. Exakt datum och tidstämpling kan lindra en del av detta problem. Men det är också viktigt att överväga vilken tidszon postserveren är och hur idiotäker sändningsmekanismen är.

överväganden

E-post var utformad för att förbättra kommunikationen genom att göra det snabbare och mer till saken. Men utskrift av e-postmeddelanden på företagets skrivare besegrar detta syfte. Det "papperslösa" kontoret är långt ifall alltför många anställda insisterar på att hålla pappersfiler av alla e-postmeddelanden som de skickar eller tar emot.

Varning

E-post har gjort det lätt att vara lat. Medan det finns tydliga effektivitetsvinster som kan uppnås genom att använda e-post, se till att ditt säljteam inte använder e-post som en krycka. Det finns inget som ett varmt personligt möte för att stänga en försäljning eller göra en tvingande pitch till en potentiell kund.

Expert Insight

Precis som säljare behöver vara personligen framför kunderna, måste chefer också vara personligen i kontakt med anställda, noterar Shawn Smith från Next Level Consulting, en New York-baserad konsult för växande företag. Det är för enkelt för chefer att sitta i slutna kontor och e-postanställda utan att prata med dem en-mot-en. Även den mest kortfattade e-postkommunikationen behöver förtydligas av vissa anställda.