Olika Business Letter Salutations

I affärer bygger relationer partnerskap och lojala kunder. När du skriver ett företagsbrev skriver du förhållandet från början med hälsning. Oavsett om du skickar affärskort eller e-postadress finns det olika godtagbara metoder för att adressera läsaren i hälsningen. Se till att du håller tonen professionell och i enlighet med det professionella förhållandet du har med mottagaren.

Formella hälsningar

Använd formella hälsningar när du inte känner till mottagaren, ha en lägre titel eller annars är underordnad mottagaren. Formella hälsningar i affärsbrev är traditionella och allmänt accepterade. De ska användas när du är osäker på hur du ska adressera den andra parten.

• Okänd Mottagare: Det finns två traditionellt godtagbara hälsningar när du skriver ett företagsbrev till en okänd mottagare. Till vem det gäller eller Kära herr eller fru visa respekt för alla som är avsedda läsaren.

• Känd mottagare: När du skickar ett brev till en viss person vars namn du har bör du börja med Kära och använd personens efternamn. Identifiera kön, civilstånd och yrkestitel när det är möjligt. Använd identifikatorerna Mr, Ms, Miss eller Mrs. att definiera kön och civilstånd. När du adresserar en läkare, använd Dr. före efternamnet. När du adresserar en professor, använd Prof. Identifierare används mellan Kära och efternamn. Till exempel, Kära Prof. Jones . Använd inte könsidentifierare om personen har en professionell identifierare.

• Könsspecifika: Det finns tillfällen du har personens fullständiga namn men är osäker på om personen är en man eller en kvinna. Språkskillnader, unika stavning och könsobligatiska namn kan skapa förvirring. Gissa inte. När du är osäker på könsbestämningens kön, avlägsna könsidentifieraren och använd fullständigt namn. Till exempel, Kära Jan Jones .

När det är möjligt lära dig så mycket som möjligt om personen för att göra hälsningen så personlig som möjligt. Det kan kräva några extra minuter, men det ger ofta bättre svar.

Semiformala hälsningar

Om du är på lika villkor med mottagaren eller har ett långt förhållande som kvalificerar dig att vara vänligare kan du använda en semiformal hälsning. Det här är detsamma som du skulle skicka till en vän för en födelsedagsfest, men ger en ton som matchar hur du kommunicerar med personen i det verkliga livet.

• Gruppmottagare: Om du använder ett mailfusionsprogram, är det möjligt att skicka brevet och ha hälsningen anpassad utifrån varje individ. Det finns emellertid tillfällen då ett brev skickas till en hel grupp och inte individualiseras. I det här fallet identifiera gruppen kollektivt. Till exempel, kära deltagare, kära kolleger eller kära team är acceptabla.

• Individuell Man eller Kvinna: I en mindre formell skrivelse används Kära fortfarande men med personens förnamn. Inga identifierare behövs. Återigen bör detta vara i fall där du redan är på förnamn med mottagaren. Till exempel fungerar Dear Joe om du inte kallar Joe Mr. Jones personligen.

• Vanliga digitala hälsningar: Email tenderar att följa mer avslappnade stilriktlinjer. Återigen bestämmer förhållandet och lämpligheten att använda mindre formella hälsningar som Hi eller Good Afternoon . När du är i tvivel, luta dig på sidan av att vara lite mer traditionell för att undvika att irritera någon som kunde uppfatta din hälsning som en brist på respekt. Som med allting i verksamheten, förstå vem du kommunicerar med för att bestämma det.

Semiformala salutationer används i både brev och e-brev. E-post är mindre formell av naturen, och dessa hälsningar används mer i e-post än formella hälsningar.

Tänk på hela bokstaven

Det är en sak att välja en hälsning som är professionell. Det är lika viktigt att hälsningen matchar tonen i brevet. Du kan vara vänlig med en person, men om du beskriver villkoren för ett nytt kontrakt kommer brevet att vara formellt. Hälsningen måste matcha tonen och borde vara traditionell som Kära Herr Smith . Det räcker inte att välja en hälsning som känns rätt. En affärsbrev är konstruerad av en anledning och varje del av den, från hälsningen till postscripten, är utformad med ett syfte.

Due Diligence om mottagare

Att ta sig tid att ta reda på en persons namn, titel och professionell status går långt i företagskorrespondens. Det visar respekt och professionalism. Ring företaget för att prata med en receptionist eller annan representant och fråga vem ett brev ska adresseras till för ämnet. Människor är ofta glada att ge dig den nödvändiga informationen, även om du kan stöta på problem med gatekeepers som filtrerar försäljningskorrespondens för chefer.

Om du inte kan få informationen via telefonen, gå till internet och leta efter en företags katalog. Använd din dom för att bestämma vem bokstaven ska gå till. Även om det går till fel person, är det mer sannolikt att vidarebefordras om det inte börjar med en generell hälsning och inget namn.