Email Etiquette för Outlook möten

Som företagsägare vet du vikten av att ha möten med medarbetare, kunder och anställda. Möten gör det möjligt för dig att göra en försäljning eller hålla arbetarna uppdaterade om företagets policy. Microsoft Outlook har en mötesförfrågningsfunktion som låter dig konfigurera möten, skicka inbjudningar och hantera din deltagarlista. När du använder Outlook för att schemalägga möten kan du visa deltagarna artighet genom att hålla dem uppdaterade om ändringar, avbokningar och andra detaljer.

1.

Acceptera eller avslå alla Outlook-mötesförfrågningar i tid. Denna artighet hjälper mötesorganisatören att bygga en exakt deltagarelista. Godkänn eller avslå möten från din inkorg, inte din kalender.

2.

Inaktivera automatisk godkännande av mötesförfrågningar för att undvika arbetsflödesproblem. För att göra detta klickar du på "Verktyg", "Alternativ" och "Kalenderalternativ". Klicka på "Resursschemaläggning" och avmarkera sedan "Godkänn automatiskt mötesförfrågningar och bearbeta avbokningar."

3.

Granska inbjudningsnamn innan du skickar en mötesförfrågan till alla på en distributionslista (DL). Ta bort namnen på personer som du vill utesluta från mötet. Om du inte gör det, kommer alla på listan att få en mötesförfrågan.

4.

Håll mötesorganisatören uppdaterad med ändringar, till exempel extra deltagare som du vill bjuda in efter arrangören planerat mötet.

5.

Uppdatera deltagare med viktig information om du är mötesorganisatören. Om till exempel mötet ändras anger du den nya tiden i mötet för mötesförfrågan och klickar på "Skicka uppdatering".

6.

Varna deltagare om du vill avbryta ett möte. För att avbryta ett möte, radera det från din kalender och välj "Skicka avbokning och radera möte."

7.

Håll mötesförfrågningar och annan korrespondens så professionell som möjligt. Skicka inte meddelanden som skrivs i svåra att läsa teckensnitt eller alla stora bokstäver och använd inte sarkasm. Mottagarna av sarkastiska kommentarer kan inte hitta dem roliga.

Tips

  • Godkänn eller avslå en mötesförfrågan innan du flyttar den från din inkorg till en annan mapp. Om du flyttar begäran innan du accepterar eller sänker den, visas mötet inte i din kalender. Det kan leda till att du saknar mötet.

Populära Inlägg