Anställningsfiler Organisationstips

Som småföretagare är det viktigt att behålla korrekta medarbetarrekord ur mänsklig synvinkel samt att överensstämma med federala och statliga lagar. På grund av deras betydelse måste anställningsrekord vara välorganiserad för att hjälpa dig att hitta informationen när du behöver det. Några tips kan hjälpa dig att utveckla och hantera ett effektivt personaldokumentsystem.

Välj en lämplig metod

Välj en filhanteringsmetod som passar din personliga stil och storleken på ditt företag. Om ditt företag är väldigt litet - med bara två eller tre anställda, till exempel - kan du hålla pappersposter i manila-mappar som lagras i ett låst filskåp. För ett större företag kan lagring av poster på en dator vara mycket bekvämare. Var noga med att säkerhetskopiera alla datafiler med papperskopior eller genom att lagra dem på en skiva.

Skapa standardiserade formulär

För att säkerställa konsekvens och noggrannhet, utveckla standardiserade formulär för aktiviteter som påverkar alla anställda. Typiska former kan inkludera de som används för utvärderingar av prestationer, disciplinära åtgärder och lönejusteringar. Standardiserade formulär hjälper dig att behandla varje anställd rättvist och tillhandahålla dokumentation vid avgifter som diskriminering.

Ordna filer kronologiskt

För att göra saker lätt att hitta, särskilt när du använder ett pappersarkivsystem, arkivera dokument i kronologisk ordning. Börja varje fil med nyhyrande pappersarbete som innehåller artiklar som jobbansökan, CV, skatt och myndighetsformulär som en W-4 och I-9, en skriftlig arbetsbeskrivning och kontaktinformation för nödsituationer. Lägg till varje nytt objekt som det inträffar, till exempel en årlig prestationsutvärdering. Du kan välja att skapa undermappar - till exempel nyhyrningsinformation och prestationsbedömningar - för varje anställd och arrangera dokument kronologiskt inom varje enskild.

Inkludera undertecknade avtal

Om ditt företag har policyer som icke-konkurrensavtal, icke-överensstämmelseavtal, etiska regler eller sexuella trakasserier, se till att du får en signerad bekräftelse att arbetstagaren har läst och förstått var och en och behåll dem. Detta skyddar dig om du måste säga upp en anställd på grund av att du bryter mot ett av dessa avtal.

Känslig information

Tänk på att dina anställda har en laglig rätt att se deras anställda filer. Det betyder att du ska vara försiktig med informationen du väljer att skriva in. Om du till exempel gör inflammatoriska skriftliga kommentarer angående anställdas etnicitet eller sexuell läggning kan du öppna dig själv för potentiell rättegång.