Funktioner i ett lönesystem

Eftersom löneskapet är så komplicerat kan det ta timmar från din kärnverksamhet och leda till kostsamma fel. Många småföretagare litar på sina revisorer, automatiserade mjukvarusystem eller entreprenörer från tredje part för att ta hand om det. Oavsett vilken tjänst du väljer, funktionerna kan och bör anpassas för att passa dina företags behov. De mest effektiva lönesystemen erbjuder fördelar när det gäller tid, kostnad, noggrannhet och organisation.

Noggrannhet

Ditt lönesystem måste kunna rymma dina anställda och deras olika arbetstider. När ett bra system är på plats kommer du att få en exakt rekord av arbetstiden för dina anställda. Ett automatiserat system minimerar möjligheten till mänskligt fel, eftersom den enda verkliga faktorn är om anställda kommer ihåg att klocka in och ut. En internrevisor eller bokförare kan emellertid enkelt göra korrigeringar när anställda glömmer att klocka ut till lunch eller när din klocka bryts ner. Lönelsessystemet fungerar som en neutral tredjepart som korrekt registrerar arbetstider när du lägger ut dina lönfunktioner.

avdrag

Lönelsessystem registrerar inte bara arbetstider och löner. De måste inrättas för mer komplexa verksamheter, såsom avdrag för skatte- och förmånsändamål. Mellan statliga och federala skatter, Medicare och social trygghet, plus vilken förmånsplan som varje anställd bidrar till krävs en väsentlig mängd beräkningar. De flesta lönesystem kan anpassas för att tillgodose dina skatte- och förmånsbehov och kan anpassas ytterligare för de specifika omständigheterna för varje anställd. Internt lönepersonal och utomstående entreprenörer måste vara välinformerade om vilka avdrag som krävs enligt lagen. Oavsett vilket lönesystem du använder, är du dock ytterst ansvarig för korrekt rapportering och betalning av löneskatter.

Journalföring

Ett annat inslag i ett lönesystem är att det kan användas för att hålla detaljerade och korrekta poster. Dessa poster kan lagras i en huvuddatabas på plats, online eller i en extern rekordhållningsanläggning. Registrering kan hjälpa dig att övervaka trender som hur mycket övertid du betalar och hur många anställda som deltar i dina pensionsplaner. Rekord säkerställer också att du överensstämmer med alla relevanta lagar och kan förbereda dig för en revision eller någon annan typ av utredning av ditt företag när du konfigurerar ditt system för att övervaka dessa aktiviteter. Ett lönesystem som precis lagrar timmar gör att skatteförberedelserna i slutet av året mjukare också.

effektivisering

Ett automatiserat lönesystem kan bidra till att eliminera upptaget genom att effektivisera hela processen med schemaläggning, registrering och betalning. Medarbetare kan få tillgång till sina register, skriva ut lösenposter och, i vissa fall, sätta in förfrågningar om ledig tid genom ett automatiserat lönesystem. Effektiva lönesystem av alla slag kan standardiseras och strömlinjeformas med förvägsriktningar. Du kan styra tredjepartsadministratörer, automatiserade system och inrikes bokförare för att lägga in intäkter direkt i anställdas bankkonton, vilket eliminerar behovet av att du skriver personliga kontroller. Du kan automatisera system för att varna dig när anställda går in i övertidslön eller när anställda överlåter en viss fördelad tid, vilken procentandel av 401 (k) matchande betalningar du godkänner och hur mycket du ska ta ut för sjukvårdspremier.

Populära Inlägg