GAAP-principer för interna kontrollprocedurer

Redovisningsrådets allmänt accepterade redovisningsprinciper, eller GAAP, anger redovisningsstandarder som ett amerikanskt företag måste följa. Interna kontroller är utformade för att förhindra bedrägeri och skrivfel som kan äventyra riktigheten i ett företags finansiella rapporter. Solida interna kontroller kan också minska förluster från stöld av företags tillgångar och identifiera underpresterande anställda. Dessa kontroller bör genomföras av företaget innan någon finansiell information ges till externa revisorer, långivare eller investerare.

Uppdelning av arbetsuppgifter

Att skilja upp uppgifter bland olika anställda minskar möjligheten för någon att begå bedrägeri. Det skapar också dubbelkontrollprocedurer för att minska nedskrivningsfel. Den anställde som hanterar registerföring ska inte ha fysisk vårdnad av tillgången. Den som ansvarar för bankavstämningar bör till exempel inte få betalningar från kunder eller förbereda bankens inlåning.

Tillgång

Fysiska kontroller säkerställer att endast auktoriserade anställda får tillgång till företags tillgångar. Några vanliga kontroller inkluderar låsboxar för småkassor, nyckelkort för lager och unika lösenord för anställda som använder kassaregister. Dessa kontroller kan också vara digitala, till exempel att kräva ett lösenord för att komma åt företagets datorsystem.

Tillstånd

Ditt företag bör också utveckla specifika skriftliga förfaranden för finansiella transaktioner, inklusive en lista över personer med behörighet att godkänna varje typ av transaktion. Du kan lista standardtransaktioner och acceptabla mängder, och kräva att chefsgodkännande överskrider dessa gränser. Godkännandena bör granskas för att säkerställa att chefer inte tillåter bedrägliga transaktioner. Viktiga transaktioner kan kräva godkännande från mer än en person. Till exempel kan du tillåta alla anställda att genomföra inköpsorder under $ 5000 och kräva chefsgodkännande för något belopp över detta. Nivån på anciennitet som krävs för godkännande bör stiga i takt med att dollarn ökar.

Journalföring

Alla bokslut ska vara säkerhetskopierade av generaldirektörsrapporter eller ytterligare scheman. Du kan också minska bedrägerier och oavsiktliga fel genom att använda standardiserade formulär för finansiella transaktioner när det är möjligt, till exempel inköpsorder eller försäljningsfakturor. Dessa formulär bör numreras i följd så att du kan identifiera saknade blanketter i sekvensen eller nya former som används för att backa upp en tidigare omokumenterad transaktion.

Verifiering

En handledare bör periodiskt granska alla viktiga huvudbokslutskonfigurationer för noggrannhet. Handledaren måste vara en anställd som inte var inblandad i beredningen av rapporten. Vissa företag använder även internrevisorer för att verifiera handledarens godkännande. Den granskande arbetstagaren måste underteckna och datum dokumentet som bevis på hans godkännande. Handledare bör också titta på relevanta finansiella mätvärden för att hitta områden som kan uppleva effektivitetsproblem. Detta kan vara en indikation på bedrägeri eller felaktigt registrerade transaktioner.

Populära Inlägg