Hur man döljer namn och gör HR-rapporter konfidentiella

Personalavdelningen är vårdnadshavare och gatekeeper av personalinformation, varför HR-anställda hålls till en högre konfidentialitetsnivå. När HR-personal producerar rapporter eller arbetskraftsberäkningar som innehåller uppgifter om enskilda anställda, är det viktigt att skydda identifierande uppgifter. HR-personal genererar ett antal rapporter för olika ändamål; Därför måste de utveckla mer än en metod för att dölja anställdas identifierande information för att säkerställa konfidentialitet.

EEO-data

Företag som anställer 50 eller fler arbetstagare och har minst 50 000 dollar i affärer i federala kontrakt är skyldiga att ha en skriftlig bekräftande handlingsplan. Executive Order 11246 uppmanar också spårningsinformation erhållen från sökande och anställda, såsom ras, etnicitet, funktionshinder och veteranstatus. Denna information kallas lika uppgifter om anställningsmöjligheter. Det finns två sätt att sammanställa EEO-data: aggregerad rapportering och rapportering efter position. Namnen på sökande och anställda är inte nödvändiga för någon av dessa rapporter. Därför kan HR enkelt redigera namnen eller använda "xxxxx" för att dölja namn.

HR undersökande rapporter

HR-personal utför ofta undersökningar för att lösa sådana problem på arbetsplatsen som diskriminering och trakasserier som potentiellt bryter mot avdelning VII i Civil Rights Act eller andra lagar som US Equal Employment Opportunity Commission verkställer. All information som är relaterad till undersökningen ska hållas konfidentiell i den mån det är möjligt och upprätthålls i filer som är skilda från vanliga anställningsfiler. När HR-medarbetaren fullbordar sin undersökning skriver hon vanligtvis ett uttalande som försvarar arbetsgivarens ställning att överlämna till EEOC. Namnen på den anställde som påstod att företaget bedriver otillbörligt anställningsförfarande och vittnes namn kan inte förklara sig i bolagets ståndpunkt. Namnen på anställda måste lämnas till EEOC. Om HR-personal måste avslöja utredningen till någon utanför EEOC eller HR-avdelningen kan namnen på anställda och vittnen dock döljas som "Uppgiftsansvarig" och "Vittne nr 1", "Vittne nr 2" och så på. Termen "laddningspersonal" är bekant för HR-utövare.

identifierare

Använd särskilda identifierare för HR-rapporter som vanligtvis kräver anställdas namn, såsom lön och positionsanalyser. Ersätt anställdas namn med en identifierare som kombinerar de fyra sista siffrorna i socialförsäkringsnumret och hyresdatumet. Till exempel, en anställd som anställdes den 15 december 2012 och vars sista fyra siffror i hennes personnummer är 5650, kan du använda identifieraren 121520125650 eller 1220125650 om månaden och året räcker till för uthyrningsdatum. Om du behöver analysera personaldata för könsbaserad lönanalys, lägg till en M eller F till identifieraren, såvida inte ditt IT-program endast tillåter numeriska värden. Använd i så fall 0 och 1 för att beteckna manliga och kvinnliga anställda.

Multisite Arbetsgivare

Om du behöver analysera anställdas data för arbetstagare på flera webbplatser, tilldela ett numeriskt värde till varje företagsplats. Du kan tilldela numeriska värden enligt den ordning i vilken varje plats började fungera. Om du till exempel öppnade platser i Baltimore, Philadelphia och Virginia Beach kan du använda 1, 2 och 3 efter varje anställds identifierare.

Hantering av HR-rapporter

Det är viktigt att du skyddar vårdnadshavarens uppgifter och avslöjar den endast på ett behövligt sätt. Om din HR-data är elektronisk och rapporter måste genereras av någon utanför HR-avdelningen, t.ex. en IT-personal, se till att du frågar IT-chefen att hantera att arbeta till en av hennes anställda som är samvetsgranna om att dölja anställdas identifierande information. Också överväga att använda lösenordsskydd och låsa arbetsstationer och arkivskåp för att upprätthålla konfidentialiteten hos HR-rapporter, rekommenderar David Eisner, IT-chef och nätverksstödleverantör Dataprise, i sin artikel i augusti 2011 "Do's and Don'ts of Keeping Confidential Employee Data Secure "på Infobox webbplats. På samma sätt bör anställda i HR-avdelningen utan att behöva veta viss personalinformation - till exempel en HR-assistent vars enda uppgifter är hälsningsökande och svara på telefoner - inte hantera känsliga anställda data.

Populära Inlägg