Hur man dokumenterar en tidslinje för företagsemission

Dokumentation är en viktig del av alla affärer. Frågor och problem uppstår alltid och det är bra att ha pappersarbete som inloggnings- och anmälningsblad, incidentrapporter och andra typer av dagliga verksamhetsresuméer för att stödja eventuella framtida problem som uppstår. Om en händelse resulterar i en rättegång, kommer ett projekt av spår eller ett program som utvecklas misslyckas ett test. Att skapa en tidslinje med dokumentation är en del av grundprocessen.

Grundorsaksanalys

När ett problem uppstår kan det bara vara ett symptom på det verkliga problemet. Root orsak analys är en metod att ta ett problem och gå tillbaka i tid och process för att hitta vad som utfällde en kedja av händelser som ledde till problemet. Röda orsaksanalys utvecklar en tidslinje genom granskning av orsak och effekt, med början på frågan som ska undersökas.

Vad hände?

Börja med det synliga problemet, som kan anses vara ett symptom på grundorsaken. En fullständig detaljerad beskrivning av frågan när det gäller fysiska, mänskliga och operativa element kan avslöja en plats för att börja leta efter orsaken till problemet. Bär dessa tre element i din tidslinje och gör anteckningar om de möjliga orsakerna till varje elements del i problemet som forskas. En klar orsak kan bestämmas utan ytterligare analys, men om inte orsaken och orsakssambandet för varje element tillbaka genom tiden fram till grundorsaken uppenbaras säkerställer du att du inte saknar ett sidproblem som kan ha bidragit.

Varför hände det?

Dokumentera datum, tid och beskrivning av någon fysisk, mänsklig eller organisatorisk faktor som ledde till problemet. Bestäm exakt vad som föregick frågan när det gäller fysiska orsaker, t.ex. misslyckad leverans, otillgänglighet av en nyckelmaskin eller fel i ett viktigt datorprogram. Kolla sedan på hur mänskligt engagemang tänkt sig i frågan. Om ett projekt gick av spår, till exempel, kan det vara på grund av deltagarens frånvaro, information lämnades sent eller någon gjorde ett misstag. Kontrollera eventuella organisatoriska orsaker som bidrog till problemet, till exempel en policyändring, förseningar eller missförstånd som orsakats av fel i hierarkisk kommunikation.

Vad är roten orsak?

Du kan behöva bära din analys tillbaka genom flera lager orsak och effekt innan du hittar den verkliga skyldige. Det kan också hända att en rad sidproblem som involverar fysiska, mänskliga eller operativa problem bidrog till det aktuella problemet. Om du dokumenterar varje instans i din tidslinje och samlar in eventuella pappersarbete kopplade till det exemplet kommer du att lägga grunden för ditt beslut om vad som löser problemet och hur du ska gå till att skapa lösningen. Ett felaktigt beslut under en politisk planeringssession kan ha lett över tiden till det problem du forskar på, och din tidslinje ger en vägkarta för att korrigera effekterna av det felaktiga beslutet sedan det gjordes.