Så här etablerar du en inbyggd helpdesk

Att ha en inbyggd helpdesk kan bidra till att öka produktiviteten i hela organisationen genom att hålla datorer och andra tekniska enheter löpande. Den största faktorn när man bestämmer sig för att lägga till ett internt Help Desk-avdelning är vanligtvis kostnaden. Men när de anställda kan utföra sina jobb med få tekniska avbrott, betalar den nya avdelningen sig självt. Medarbetarnas förtroende kan stiga om anställda anser att ett kompetent supportteam uppfyller sina tekniska behov.

1.

Bestäm de specifika funktionerna i Help Desk, som de typer av problem, datorer eller maskiner som den kommer att täcka. Identifiera så mycket som möjligt varje anställd och datorbehov som kan uppstå inom dessa parametrar. Att ha en realistisk uppfattning om de typer av förfrågningar som Help Desk kommer att få kan hjälpa dig att bättre planera och budgetera.

2.

Beräkna din budget för att bestämma antalet anställda och driftskostnader för Help Desk. Skapa två olika budgetar: en för initiala startkostnader och en annan för den fasta månadsräntan. Inkludera kostnader för intervjuer och utbildning i startbudgeten. Månadsutgifterna ska omfatta kostnaderna för ersättningar till anställda tillsammans med lön.

3.

Anpassa institutionens behov med din budget för att bestämma strukturen. Baserat på vad du har råd med, bestämma hur många anställda du kommer att ha inom avdelningen och deras funktioner. Bestäm om avdelningen behöver en administrativ assistent, till exempel eller mer än en chef. Viktigast, analysera om antalet anställda kommer att vara tillräckligt för att stödja företaget.

4.

Skapa riktlinjer för avdelningen. Till exempel kommer eventuellt alla inkommande förfrågningar att gå igenom en Help Desk-koordinator. Bestäm hur du följer och följer varje förfrågan för att säkerställa att alla problem hanteras i rätt tid.

5.

Research Help Desk systemprogramvara, om du väljer att använda en. Dessa program, som TechExcel ServiceWise, FrontRange Solutions och Epicor, organiserar öppna biljetter, spåra framsteg och analysera trender. Kostnaden för programvaran varierar beroende på företag och det köpta paketet. Välj programvara som passar in med din budget men gör det också möjligt för avdelningen att växa i storlek och omfattning.

6.

Intervju kandidater att arbeta i Help Desk avdelningen. Hyr bara personer som har erfarenhet som matchar ditt företags behov. Utöka erbjudanden till dem som du känner är de mest begåvade och kapabla.

7.

Dokument alla protokoll och procedurer i ett notat. Distribuera anteckningen till anställda så att de vet hur man får tillgång till tjänsterna i Help Desk.