Så här faxar du steg för steg

Även om e-post har ökat företagets produktivitet genom att underlätta snabb och effektiv kommunikation med kunder och partners, oavsett geografisk plats, innebär vissa affärsrelaterade transaktioner originaldokument eller fax för att uppfylla lagkrav. När en e-postbilaga inte uppfyller lagen kan en faxmaskin eller dator bara vara svaret.

Faxmaskin

1.

Skapa en faxomslagssida för din överföring. De flesta företag har en standard omslagssida med företagslogotypen och plats för det antal sidor som ska överföras, inklusive omslagssidan. Inkludera avsändarkontaktinformation om det finns ett överföringsproblem och mottagarinformation så att dokumentet kan levereras till rätt person.

2.

Placera sidorna på facket så att omslagssidan sänder först. De flesta faxmaskiner har ett inmatningsfack eller en lucka för att ta emot dokumentet som ska överföras. Var noga med att du orienterar dokumentet enligt de instruktioner som vanligtvis finns på maskinen eller facket själv. Om du lägger den på fel sida sänder du ett tomt pappersark.

3.

Ange faxnummerets faxnummer på faxmaskinens knappsats. Ditt företags telefonsystem kan kräva att du anger ett nummer för att skaffa en extern linje, så var noga med att följa dina interna procedurer för telefonsamtal.

4.

Tryck på "Start" eller "Skicka" knappen för att starta överföringen. Faxmaskinen skannar dokumentet, ringer upp destinationsnumret och sänder dokumentet. När den är klar skrivs den ut en status för överföringsstatus med antingen ett "OK" eller ett "Överföringsfel". Om det senare är fallet, upprepa processen.

Dator och skanner

1.

Skanna dokumentet som du vill överföra till ett ordbehandlingsdokument eller ett bilddokument. Inställningarna beror på din speciella skanner, men bör vara minst 300 punkter per tum eller dpi. Dokumenttyper som är tillgängliga kan vara "Bild", "Text", "Färg" eller "Svartvitt".

2.

Klicka på "Arkiv" och sedan "Skriv ut." Om du har en faxprogram installerad, ska du se "Fax skrivare" som ett av alternativen. Om du inte ser det här alternativet, installerar du faxmaskinens programvara på din dator. Välj "Fax Skrivare" och klicka "OK" för att starta dialogrutan för faxinformation.

3.

Ange information i dialogrutorna. Detta inkluderar avsändar- och mottagarinformation samt telefonnummer på mottagarens faxmaskin. Du kan ha möjlighet att skicka ett omslag som innehåller all denna information. Klicka på "OK" eller "Färdig" i den slutliga dialogrutan för att starta faxprocessen och öppna fönstret för faxmonitor. Om datorns volym är på hörs uppringningsprocessen och när faxet skickas får du en bekräftelse i fönstret för faxmonitor.

Saker som behövs

• Faxmaskin eller dator med skanner ansluten