Hur man skriver en utvärderingsrapport för en organisation

Utvärderingar är en viktig process för mätning och förbättring av prestanda. Som småföretagare har du utan tvekan utfört tillräckligt med utvärderingar av dig själv, ditt företag eller dina anställda att processen har blivit nästan andra naturen. En utvärderingsrapport är i huvudsak en formell dokumentation av samma process. Om din utvärdering är för en kundorganisation, fråga organisationen om eventuella relaterade rapporter som tidigare har utförts. Dessa rapporter kommer inte bara att ge information som bör behandlas i den nuvarande utvärderingen, men du kan också granska den för att se vad kundens förväntningar är när det gäller formatering och detaljgrad.

Förberedelse

Samla in och granska alla data som används för att genomföra utvärderingen. Vid granskning av uppgifterna borde du ha en uppfattning om vad rapporten kommer att säga och vilka slutsatser som ska presenteras.

Identifiera de viktigaste intressenterna för rapporten. Dessa kommer att inkludera de som kommer att läsa rapporten och ha en andel i sina resultat. Intressenter varierar men innefattar ofta cheferna för organisationen, kunderna, leverantörerna, finansiellt stöd och anställda. Eftersom intressenter är din publik, behåll dina frågor och bekymmer i åtanke när du skriver rapporten.

Notera slutsatserna som uppenbaras när du granskar data. När du sammanställer data och skriver rapporten är det normalt att nya slutsatser blir tydliga. Håll ett öppet sinne och låt data forma rapporten, i stället för att betona data som passar dina egna förutfattade insatser eller intressenternas mål.

Skriva utvärderingsrapporten

Skriv ner rubriken för "Sammanfattning" eller "Sammanfattning". Detta är den första delen av de flesta utvärderingsrapporterna men skrivs vanligen senast. Använd det här avsnittet för att sammanfatta de viktigaste punkterna i rapporten efter att du har slutfört de andra avsnitten.

Skriv en "Bakgrund" sektion med anledningen till varför utvärderingen utfördes. Markera fakta och rekommendationer från tidigare utvärderingar som leder till denna rapport.

Skriv en "Scope" avsnitt som beskriver vad som utvärderades och datum utvärderingen utfördes.

Skriv en "Granskare" avsnittet med de personer och organisationer som utförde utvärderingen.

Skriv en "Evalueringsprocess" avsnitt som beskriver de steg som tagits under utvärderings- och noteringsverktygen och resurserna som används. Om mer än en utvärdering utfördes, bör processen för varje beskrivas separat.

Skriv en "Utvärdering" sektion för varje utvärdering som utförts. Dessa kan vara olika typer av utvärderingar om samma ämne eller olika ämnen som utvärderas. Till exempel kan en person ha utfört telefonintervjuer, och en webbplats kan ha analyserats. Utöver bilagan är utvärderingsavsnitten oftast den längsta och mest detaljerade.

Skriv en "Rekommendationer" avsnitt, lista rekommendationer från varje utvärdering. Medan varje utvärdering kan ha sin egen lista med rekommendationer, sammanfatta de viktigaste rekommendationerna på en kortfattad lista som lätt kan läsas och förstås av alla intressenter.

Skriv en "Referenser" avsnitt om det behövs, med hänvisning till eventuella resurser från tredje part som används för att genomföra utvärderingen. Detta kan innefatta organisationspolicyer, uppdragsdeklarationer eller industripapper om bästa praxis.

Skriv en "Bilaga" avsnitt om det behövs, som inkluderar alla data som samlats in under utvärderingen. Detta kan ofta vara ett eller flera separata dokument, inklusive kalkylblad eller annan data.

Proofläs hela dokumentet och avsluta avsnittet Sammanfattning. Ge ett utkast till varje granskare för att säkerställa att deras resultat är korrekt dokumenterade innan du skriver ut en slutlig version av rapporten.

Tips

  • Medan de avsnitt som rekommenderas i den här artikeln är användbara för de flesta utvärderingsrapporterna, tänk på att din rapport kan behöva olika sektioner baserade på själva rapporten.

Populära Inlägg