Hur man skriver en följa upp e-post till ett stort företagsmöte

Möten är ett viktigt affärsverktyg i arsenalen hos någon entreprenör. Möten är där personalutbildning görs, potentiella kunder blir till lojala kunder och investerare tas ombord. Bra affärsmöten förtjänar stora uppföljningsemails. Dessa e-postmeddelanden kan användas för att förstärka poäng som gjorts under mötet, tillhandahålla information som kan ha blivit förbisedd och sätta upp uppföljningsåtgärder i rörelse.

1.

Adressera e-postmeddelandet till rätt person. Dubbelklicka på e-postadressen och stavningen av din kontakts namn. Om e-postmeddelandet måste vara formellt, inkludera mottagarens föredragna titel. Att ta tid att personligen adressera varje person du skickar ger ett bra intryck, särskilt om du försöker ta in nya affärer eller investerare.

2.

Skriv en lätt identifierbar ämnesrad som direkt hänför sig till mötet. Generella ämnesrader, till exempel "möte" eller "vårt samtal igår" riskerar att raderas eller gå vilse i röran i en upptagen inkorg.

3.

Skriv en kort introduktion som påminner mottagarna av anledningen till mötet och tacka dem för den tid de tog för att delta.

4.

Bestäm ändamålet med uppföljnings-e-postmeddelandet. Uppföljningens e-postinnehåll varierar beroende på orsaken till mötet. Skicka ett sammandrag av dina mest övertygande försäljningsställen till en potentiell kund. Inkludera en lista över träningspunkter eller specifika försäljnings- eller tjänstemål för anställda. Inkludera datablad, en kopia av din affärsplan eller försäljningspotential till investerare.

5.

Inkludera specifika åtgärder som måste vidtas. Nämna datum och tider för framtida möten. Ge en översikt över de specifika steg som kommer att tas nästa om du är mitt i en försäljning eller träningsprocess.

6.

Kontrollera din stavning och grammatik. Använd ditt e-postprograms stavningskontrollfunktion för att få uppenbara fel. Läs igenom långsamt och leta efter någonting som gled av stavningskontrollen. Gör korrigeringar efter behov.

7.

Ta med din kontaktinformation och bifoga eventuella uppföljningsdokument som nämndes under mötet.

8.

Skicka e-postmeddelandet inom rimlig tid efter ett möte. Om du lovade att skicka viktiga dokument omedelbart efter ett möte, följ igenom före slutet av dagen. Försök att skicka följa upp e-postmeddelanden inom 24 timmar efter ett möte.

tips

• Håll följa upp e-postmeddelanden kortfattat och relevant. Du behöver inte skriva en roman som uppföljning.
• Uppföljning av uppföljningar. Svara snabbt om en deltagande deltagare begär mer information eller förtydligande.