Hur man skriver en bokstav

Minskningar och uppsägningar är svåra uppgifter för vilka personalansvariga är ansvariga. Arbetsgivare kan göra processen mindre smärtsam när de prioriterar kommunikation med anställda. Att skriva ett brev för att informera anställda om uppsägningar är en bra start; Brevet borde dock diskuteras med anställda vid avdelningar eller all personal möten. Detta ger företagsledningen möjlighet att uttrycka ånger för att behöva avskeda anställda och direkt kommunikation ger ett meddelande som organisationen verkligen bryr sig om medarbetarnas liv inom och utanför arbetsplatsen.

1.

Samla de material och dokumentation du åberopade för att bestämma dig för att avskeda anställda. Hämta medarbetarens folkräkning med namnen på anställda som identifierats för uppsägningen. Samla dokumentation som stöder besluten för anställda som läggs av, t.ex. uttalanden om avskaffande av arbeten eller anteckningar om organisatorisk omstrukturering.

2.

Utarbeta första stycket i brevet, redogöra för organisationens historia, dess grund och hur det uppnådde framgång genom medarbetarnas hårda arbete och engagemang. Beröm arbetskraften för sina talanger och bidrag som gjorde det möjligt att överleva genom åren. Express tacksamhet för alla som spelat en roll i att utveckla och upprätthålla verksamheten genom åren.

3.

Konstruera andra stycket genom att förklara de omständigheter som förändrat fokus för verksamheten. Förklara svårigheten att upprätthålla en framgångsrik organisation inför utmanande ekonomiska förutsättningar, företagskrav och oförmåga att möta kundernas krav på produkter och tjänster.

4.

Förklara hur anställda valdes för att bli avskedade och processen använde sig för att bestämma vilka positioner som skulle elimineras. Beskriv scenarier som företaget tänkte undvika att påverka arbetstagarnas och deras familjs liv, men att det inte är möjligt att behålla den nuvarande arbetskraften. Bekräfta att företaget måste beklagligt avskeda anställda och under hela processen har den för avsikt att upprätthålla regelbunden, uppdaterad kommunikation så att medarbetarna alltid kommer att vara välinformerade om vad de kan förvänta sig.

5.

Ge steg-för-steg-detaljer om vad anställda bör förutse under de närmaste veckorna. Använd en kalender eller tidslinje för att illustrera processen. Bjud in anställda att komma till HR-avdelningen för frågor om förmåner, pensionssparande konton, semesterpension och betalning för outnyttjad betald ledig tid. Berätta för anställda det datum då de kommer att få ett informationspaket som beskriver stegen för att ansöka om arbetslöshetsersättning, omskolning för nya arbetstillfällen och utläggningstjänster för att hjälpa anställda att hitta anställning någon annanstans.

6.

Läs denna skrivelse under ett personligt möte. Skicka inte bara ett formulär brev till anställda hem, även om du borde ge en kopia av brevet till varje anställd. Ge en personlig prägel till bokstäverna med företagspresidentens ursprungliga signatur. Anpassa nyheten om en uppsägning för att förhindra att anställda känner att de är i mörkret om affärsbeslut som påverkar deras karriär och förmågan att stödja sina livsstilar.