Unexcused Absences and Labor Laws

Medarbetarnas frånvaro kan vara dyrt, särskilt om du behöver anställa tillfälligt anställda eller betala övertid till andra anställda för att försäkra dig om tillräcklig personal för din verksamhet. Frånvaro faller i tre kategorier: ursäkta (godkänd av en handledare i förväg); unexcused (ej godkänd i förväg) och inget fel (de ej klassificerade). Undantagna och felaktiga frånvaro betraktas i allmänhet som en kostnad för att göra affärer, men det är viktigt för småföretag att kontrollera kostnader från oexkluderad frånvaro. Att förstå lagar som är relaterade till frånvaro kan hjälpa dina företagskontrollkostnader samtidigt som man undviker juridiska fallgropar.

Undantagna och icke befriade anställda

Lagar om betalning under frånvaro gäller olika för undantag mot icke befriade anställda. De flesta anställda, som kategoriseras som icke-existerade, omfattas av rättvisa arbetsstandardlovens löner och timmars regler och kan dockas för alla tillfällen som saknas från arbetet. Undantagna anställda är undantagna från FLSA-reglerna. De vanligaste undantagen gäller för tjänstemän administrativa, verkställande och professionella anställda, IT-personal och externa säljare.

Om en befriad anställd har arbetat när som helst under löneveckan kan hans lön inte dockas utan risk för förlust av hans befriade status. Förlust av befriad status innebär att du måste betala 1 1/2 gånger sin skattesats för varje timme som han har arbetat utöver 40 retroaktivt och framåt. En skriftlig policy som anger ett visst antal sjuk- eller personliga dagar tillåter dig dock att räkna missade dagar mot detta nummer. Om den befriade arbetstagaren överstiger det numret kan du docka betala och, om inte arbetstagaren uppfyller andra kriterier, vidta disciplinära åtgärder.

Sjukdom, funktionshinder och skada

Två andra federala lagar reglerar frånvaro för sjukdom eller funktionshinder och gäller både undantagna och icke befriade anställda. Family Medical Leave Act gäller företag som sysselsätter mer än 50 anställda; Det kräver att arbetsgivare ger arbetstagare upp till 12 veckor av obetald men arbetsskyddad ledighet årligen för sin egen allvarliga sjukdom eller att ta hand om nyfödda, nyanställda eller sjuka familjemedlemmar. Det tillåter också ledighet när familjemedlemmar är i militären. Orden kan tas konsekvent eller intermittent. Americans for Disabilities Act gäller företag som anställer mer än 15 anställda och kräver att du beviljar förlängd ledighet om det behövs för att tillgodose behoven hos en anställd med funktionshinder. Det kräver också att du inte diskriminerar denna anställd i anställning eller kampanjer på grund av hans funktionshinder eller behov av ytterligare ledighet. Förutom federala regler har staterna egna lagar som skyddar arbetstagare som måste ta ledig tid för skador som uppstår på jobbet.

Närvaropolitik

Det bästa sättet att hantera frånvaro är att utveckla en närvaro politik som uppfyller dina företags behov och följer lagen. En politik för att delta i ljudet bör omfatta alla följande: tardiness, sjukdom, personlig verksamhet, familjemedicin och sjukvård (inklusive militärlov) och funktionshinder. Policyn bör vara specifik. Till exempel, hur snart efter ett skift börjar måste en anställd ringa om hon är sjuk för att undvika disciplinära åtgärder? eller hur mycket meddelande måste en anställd ge en handledare för en ursäktad frånvaro? Policyn bör också tydligt ange vad som utlöser disciplinära åtgärder och hur den disciplinen kommer att utvecklas. Till exempel kommer den första instansen av en oexkluderad frånvaro eller akut frånvaro utan att ringa att utlösa en verbal varning; den andra en skriftlig varning, och den tredje kan vara skäl för uppsägning. Kommunicera politiken skriftligen till anställda och utbilda handledare. När du har utvecklats, tillämpa politiken konsekvent för att undvika diskrimineringskrav.

Inget fel frånvaro

Vissa företag utvecklar en politik för felaktigheter. Under detta system görs inget försök att klassificera frånvaro som ursäkta eller oexkluderade; Istället får varje anställd ett visst antal lediga dagar från jobbet, för att använda som önskat. Progressiv disciplin används när arbetstagaren överstiger antalet tillåtna frånvaro. Även om det här systemet kan tyckas lätt att administrera, utan att veta varför dina anställda är frånvarande kan det leda till problem för att visa att du har följt FMLA. Denna typ av system kan också misslyckas med att uppfylla dina företagsbehov i detaljhandeln eller call center situationer när täckning under vissa timmar är kritisk.

Journalföring

Korrekt registrering är viktigt för att undvika rättegångar. Till exempel kan arbetstagare hävda att de har arbetat i åratal i en avslappnad "comp time" -uppställning, spårar egen övertid och sedan tar extra ledighet för att kompensera övertiden. Om du saknar officiella tidskrifter kan du inte bevisa annorlunda. Många lönesystem kan spåra frånvaro och skilja mellan typer av frånvaro. Om ditt företag inte har denna typ av alternativ, utveckla ett annat sätt att spåra enskilda frånvaro och skriv och tabulera hela företagets hela.