Vad är ett kontantutbetalningssystem?

Varje litet företag behöver ett kontantutbetalningssystem som effektivt och säkert hanterar ett företags kontantbetalningar. Leverantörsskulder eller A / P är nära knutna till kontantutbetalningar och de flesta transaktioner behandlas via A / P när en kontant betalning görs. Korrekt dokumentation är en del av en effektiv kontantutbetalningsfunktion, och alla kontantutbetalningar måste registreras på företagets finansiella poster. Förekomsten av goda interna kontroller är viktig för kontantutbetalningar och bidrar till att kontanter betalas för legitima transaktioner.

Konto Betalningsfunktion

A / P-funktionen ansvarar för att godkänna betalningar på företagets leverantörs- och borgenärstransaktioner. A / P godkänner transaktioner för betalning endast när det finns stöddokumentation vid transaktionen. Eftersom A / P matchar det nödvändiga pappersarbetet för transaktionsgodkännande är det att föredra att det inte registrerar den faktiska betalningen till säljaren eller borgenären för att förhindra betalning av bedrägliga eller ogiltiga transaktioner.

Transaktionsdokumentation

De flesta kontantutbetalningar är fakturabetalningar. Till exempel när transaktionen är inköpt bör transaktionen ha en faktura tillsammans med en inköpsorder och ett bevis på varukvittot innan betalning sker på transaktionen. För en tjänst ska fakturan hänvisa till ett avtal som beskriver arbetsavtalet mellan parterna. Saknad dokumentation kan vara ett tecken på en ofullständig transaktion, till exempel att produkter eller tjänster inte levereras eller bedräglig verksamhet.

Transaktionsinspelning

När din verksamhet köper eller mottar en vara av värde med ett visst pris, registreras det som en kredit på ett skuld eller kontokonto. Kredittransaktioner som redovisas som skulder betalas på ett framtida datum och, när den nödvändiga dokumentationen har mottagits debiteras skulden och kontanter krediteras betalningsbeloppet. Registreringen av transaktionen på bokföringen följs av att en check eller elektronisk betalning utförs till säljaren.

Interna kontroller

Goda interna kontroller i kontantutbetalningar är avgörande för att förhindra förlust av pengar. Ideellt sett bör A / P-personal inte ha ansvar för kontantutbetalningar för att förhindra betalning av ogiltiga transaktioner. Denna uppdelning av uppgifter kan skydda ditt kassakonto. Om ditt företag är för litet för detta arrangemang måste en anställd som inte är involverad i A / P, förena ditt bankkonto varje månad och utföra slumpmässiga revisioner av kontantbetalningar för att utvärdera om kontantbetalningar gäller för giltiga transaktioner.