Vilken typ av befogenheter kontrollerar administrativa assistenter i en organisation?

Medan administrativa assistenter har en arbetsbeskrivning beskriver den beskrivningen inte hur kontorassistenter utövar sin kraft. En kunnig administrativ assistent med starka personliga färdigheter kan göra ditt kontor till ett kraftverk. Dina affärshandlingar måste ha en ton och smak som inte bara imponerar kunder, kamrater och anställda, men hjälper dig också att bli effektiv för att styra ditt företag. När du förstår den potentiella makten hos en administrativ assistent vet du vilken myndighet som ska delegeras.

Officiella befogenheter

Administrativ assistent tar över uppgifter som gör din dag effektivare. Skriva rutinmail, öppna mail, skriva möten på kalendrar, skriva brev och organisera papper för lagring faller alla under administrativ assistent. Kraften bakom dessa uppgifter ligger i att bemyndiga chefen att använda sin tid för beslutsfattande, främja professionella relationer, övervaka projekt och övervaka anställda.

Inofficiella befogenheter

Din assistents motståndskraft under stressiga stunder i vilken kontorsituation som helst är nyckeln till framgången för ditt företag. En del av den motståndskraften innehåller en positiv syn på hur man hanterar stress på jobbet, liksom förmågan att ta på sig flera uppgifter. Att hålla viktig företagsinformation konfidentiell kan vara en annan ovärderlig aspekt för din administrativa assistents roll. Också mycket viktigt är hans förmåga att fungera bra med personer i din organisation som har olika ansvarsnivåer. Din assistent blir den direkta länken mellan dig och dem som arbetar för dig, såväl som dina kunder. Du får inte bli medveten tills du anlitar din assistent, att han har sådana viktiga, men ändå ofrivilliga befogenheter, men de är viktiga för framstegen och framgången för ditt företag.

Intuitiv kraft

De bästa administrativa assistenterna har befogenheter som nästan verkar medfödda. Din assistent kan bli din gatekeeper till många människor och hantera frågor och beslut som du inte har tid att ta itu med. Denna typ av kraft kan bli väldigt praktisk när du är översvämd med möten, och har ett tungt reseplan eller ett stort antal e-postmeddelanden och röstmeddelanden att svara på. När du har utvecklat ett tillförlitligt förhållande med din administrativa assistent kan hon bli så uppmärksam på din ledarstil att hon kan svara på förfrågningar från människor, antingen via e-post och telefonmeddelanden, som inte är så beroende av din omedelbara åtgärd .

Kraft genom teatrar och drama

De flesta företagsorganisationer kan intyga hur obehindrat en arbetsplats kan komma ibland. Detta kan bero på nästan omöjliga tidsfrister, tunga arbetsbelastningar, testiga personligheter och den känsliga moralen inom organisationen själv. En administrativ assistent som använder sina "teatraliska" befogenheter att lugna nerverna i din organisation kan göra en stor skillnad i att komma igenom så svåra tider för både dig och hela din organisation. Detta kan inkludera att ta ansvar för kaos genom att presentera en stark fysisk hållning och använda en auktoritativ röst, avsluta tvister genom att tillkännage att deltagarna i ett möte är borta från ämnet och i ordning och marschera genom arbetsplatsen med ett auktoritativt steg som säger den administrativa assistent har örat av chefen. Dessa teatrar har en maktnivå som kan hjälpa dig att behålla respekten för kamrater och underordnade.