Hur man skriver en insubordination brev

När en anställds beteende äventyrar lagets produktivitet och moral är det dags att vidta åtgärder. Trots att det är viktigt att träffa medarbetaren för att diskutera dina problem, lägger arbetstagaren inte bara uppmärksamheten på att hans beteende är oacceptabelt, det ger också din verksamhet dokumentation som kan användas i rättegång eller in en tvist om arbetslöshetskrav.

Följ företagskorrespondensreglerna

Skriv brevet på företagets brevhuvud. Om du skickar brevet via e-post, spara sedan brevet som en .pdf och skicka det som en bilaga. Börja brevet i ett memoformat som ger väsentlig information om vad korrespondensen handlar om.

Exempel:

TILL: Jane Smith

FRÅN: Jerry Smythe [starta den här raden]

SUBJECT: Office Misconduct

DATUM: 23 augusti 2019

Ange fakta

Ett insubordineringsbrev är inte ett tillfälle att utlösa dina klagomål hos en anställd som har blivit en olägenhet eller en skuld. Håll ditt brev kortfattat, språkligt unemotional och se till att dina bekymmer och konsekvenser för arbetstagaren är tydliga.

Exempel:

Som vi diskuterade i vårt möte idag har jag allvarliga farhågor angående ditt beteende mot både dina kollegor och mig själv. Vid mer än ett tillfälle har du visat respekt för gruppmöten, en-mot-en-diskussioner och samtal där på kontoret. Dessa beteenden skadar kontorsmoral och har blivit en skyldighet för att få Johnson & Greene-projektet färdigt.

Ge exempel på beteende

Dokumentera förekomsten av dåligt beteende i brevet. Var noga med att inkludera datum och namn på andra berörda parter. Beskriv de negativa beteendena på ett otillbörligt sätt. Var inte dramatisk, men ge detaljer som skulle hjälpa någon att läsa brevet för att förstå vad som hände och varför arbetstagarens beteende förtjänar en reprimand.

Exempel:

Under gårdagens möte (22 augusti 2019) var ditt beteende oprofessionellt och störande. Du rullade dina ögon flera gånger medan Tim talade, avbröt honom två gånger, och så småningom vände sig bort från honom när han försökte tala med dig om hans bekymmer. Du suckade också högt medan Ruth gav sin rapport. När jag bad dig att klargöra vad som störde dig om vad Rut hade att säga, skakade du på huvudet och sa att det skulle ta för mycket tid att göra det.

Detta beteende följde din utbrott den 20 augusti 2019, under vilken du höjde din röst till Erica när hon hade svårt att hitta en fil som du ville ha. Vi hade gäster på kontoret vid den tiden, och jag kunde säga att de var generad för att höra att du behandlade Erica borta. När jag pratade med dig privat om händelsen, ryckte du på axlarna och sa att "Erica måste hållas ansvarig för hennes oordning." Jag uppgav att medan det här är fallet finns det aldrig någon anledning att höja din röst, särskilt i en professionell miljö. Du gick med på att "tona ner" i framtiden.

Idag när vi träffades för att diskutera vad som hände i det 29: e mötet i augusti var du defensiv och frågade mig om jag hade det för dig. Du insisterade på att jag var överreagerande. Jag påpekade att jag som företagets ägare bestämmer vilken typ av kontors kultur jag vill främja. Du sa att jag var "för mjuk" och att verksamheten skulle gå för problem om jag behöll "coddling" människor. Du avbröt mig tre gånger medan jag försökte förklara min position och så småningom stormade ut ur mitt kontor medan jag fortfarande talade med dig.

Notera följder

Brevet borde tydligt förklara följderna av arbetstagarens nuvarande beteende, liksom vad hon kan förvänta sig om hon inte gör omedelbara förändringar. Det är ofta en bra idé att utarbeta en plan för omedelbar ansvarsskyldighet för att göra positiva förändringar.

Exempel:

Jane, medan jag i allmänhet har varit imponerad av ditt arbete och värderar dig som anställd, är det omöjligt att främja en produktiv, kollegial arbetsmiljö när en anställd regelbundet beter sig som du har. Att imponera på er allvar av dina handlingar och att ge vårt lag lite tid att omgruppera, jag suspenderar dig för resten av veckan utan lön. Du kommer att lämna kontoret idag, onsdagen den 23 augusti och kommer inte tillbaka till klockan 9 på måndagen den 28 augusti. Jag hoppas att denna ledighet kommer att ge dig tid att reflektera över dina handlingar och att överväga åtgärder du kan vidta som hjälper du ska fungera mer lämpligt i en professionell miljö.

Vid din återkomst på måndag, vänligen maila mig så att vi kan ställa in en tid för att diskutera dina planer för att hantera ditt beteende. Om ditt abrasiva beteende fortsätter, kan du dock lämna mig inget annat val än att avfärda dig från din position. Jag hoppas verkligen att det inte kommer till det här.