Ekonomiska Fax Copy Solutions för ett Small Business Office

Kopia och faxmaskiner kan vara en stor kostnad, med några avancerade maskiner som kostar tiotusentals dollar. Att kopiera och skicka fax kan dock också vara en viktig del av ditt företag för allt från arkivering och fakturering till mailningar och leverantörskontakter. Med tanke på behovet av fax- och kopieringsutrustning och den höga kostnaden för enheterna kan småföretag överväga flera andra ekonomiska alternativ för sina kopierings- och faxbehov.

Leasing av fax- och kopieringsmaskiner

Många småföretag föredrar att hyra dyra kontorsutrustning för att minska de initiala kostnaderna för att göra ett så stort köp. Beroende på servicekontraktet kan leasing hjälpa dig att undvika kostnader för att reparera dina kopior eller faxmaskiner när problem uppstår. Detta är en särskilt värdefull fördel i fråga om kopieringsmaskiner som, på grund av den mekaniska belastningen hos så många känsliga rörliga delar, är benägna att fungera felaktigt. Vissa kontorsutrustning leasing företag ger också sina kunder rabatter på tillbehör eller föremål som tonerkassetter.

Anledningar att köpa direkt

Även om leasing ger finansiell stabilitet genom fasta månatliga betalningar kan det vara ett dyrare alternativ över tid för vissa småföretag. Företag som inte använder fax- och kopieringsutrustning ofta eller intensivt för att riskera stora skador eller gå igenom mycket toner kan tycka att det är bekvämare att köpa ett grundläggande system direkt. För småföretag med en stram budget kan olika finansieringsalternativ minska de initiala kostnaderna och vissa djupt rabatterade begagnade utrustning kan vara tillgängliga från andra lokala företag.

Arbetsflödeslösningar

De billigaste fax- och kopieringsmaskinerna är de som du inte köper. Innan du rusar på att köpa eller hyra en maskin, se till att du behöver den och kan inte byta ut dess funktioner med annan utrustning och processer. Att skicka PDF-fakturor och kommunicera med dina kunder och leverantörer digitalt kan till exempel helt ta bort behovet av en faxmaskin. En relativt billig skanner kan också hjälpa dig att göra digitala kopior av dokument, så att en skrivare kan ersätta en kopieringsmaskins roll. Noggrant överväga kostnaderna och fördelarna med dessa alternativ, beräkna per sidans kostnad för utskrift jämfört med kopiering - vilket varierar mycket beroende på din utrustning - för att bestämma det bästa alternativet för ditt lilla företag.

Internet-faxtjänster

När det gäller faxmaskiner kan en Internet-faxtjänst vara ett bekvämt och ekonomiskt alternativ för vissa småföretag. Operatörer som FaxZero, Nextiva, MyFax och eFax ger dig ett konto och ett faxnummer för att ta emot fax, men du tar emot fax som ett digitalt dokumentformat. Du kan också skicka digitala dokument som kommer att skrivas ut från en faxmaskin i mottagaränden. Dessa tjänster hjälper dig att undvika bekostnad av att köpa en faxmaskin och tillbehör. Grundläggande serviceplaner varierar från $ 14 till $ 20 per månad.