De bästa sätten att spåra bränsleanvändningen i ett litet företag

Pappersarbete från betalningskostnader kan lätt gå ur hand även med en liten personal. Med körningsrapporter, som med eventuella utgifter, bör noggranna journaler hållas. Att ha ett korrekt system på plats kan hjälpa till att hålla sakerna smidigt och spara lite stora huvudvärk.

Penna och papper

Ge medarbetare penn- och pappers körsträckor och uppmuntra dem att använda loggen varje gång de kommer in i bilen. Inlägg ska innehålla datum för resan, mätning av kilometerns mätare, destinationen och syftet. Du kan också innehålla utrymme för avdelningsspecifik information eller kostnadskoder.

Samla loggar

Välj en dag eller tid för att samla körsträckningsloggar och vara konsekvent när du hämtar dem. Du kommer noga att ha dem några dagar före betalningsdag så att du kan inkludera ersättningar istället för att fördröja dem. Fortfarande tillåta en dag för extra rapporter att sippra in. Ibland blir människor sjuka eller upptagna och glömmer. Skicka ut ett påminnelsemail varje gång loggar beror på kan hjälpa till att undvika problem.

Digitala poster

Håll digitala register över körsträckningsloggarna om möjligt för att spara dig själv problemet med att samla in pappersloggarna. Du kan ha ett bokförings- eller bokföringsprogram som också kan hantera körsträckningsloggen. Om inte, ett kalkylblad som alla har tillgång till ska fungera på samma sätt. Du kanske bara vill inkludera total körsträcka per anställd för varje vecka för att hålla sakerna enkla. Använd den för att spåra totala utgifter och se hur det ändras över tid, vilket kan påverka budgeteringen.

Klumpsumma

När du har loggat in informationen så kommer medarbetarna att ersättas ordentligt, lägg filen i en mapp för att klumpa samman körrapporten tillsammans. Du kan också skapa en sektion i de enskilda anställningsmapparna för kostnadsrapporter. Håll dem i omvänd kronologisk ordning för att få den senaste informationen ovanpå.