Olika typer av affärsbrev och deras skelettdelar

Brev är ett viktigt verktyg för småföretagskommunikation. De låter dig dela information med mottagare eller tvinga dem till handling, och de skapar även pappersspår som kan fungera som officiella dokument. Företagsbokstäver tar många former, men alla bör börja med att identifiera ditt mål för att skriva på uppdrag av din organisation. Organisera ditt brev på lämpligt sätt för sitt syfte, var försiktig med att använda ordentlig grammatik och stavning tillsammans med professionella visuella presentationer och ton. Uppnå en andra uppsättning ögon när det är möjligt för att säkerställa att slutprodukten återspeglar ditt avsedda mål.

Elements of a Cover Letter

En brevet bifogar ett antal affärsdokument, inklusive förslag och rapporter. Dess huvudadress adresserar den avsedda mottagaren - ofta i vård av hennes administrativa assistent. Dess kropp orienterar snabbt läsaren och specificerar antal och art av bifogade objekt. Till exempel: "På vegna av Medley Markets, tack så att du än en gång tackar dig för att träffas med vårt ledningsgrupp den 1 april. För att följa upp är ett förslag till serviceavtal bifogat för din recension." Ett lock stängs med kontaktuppgifter till stödja framtida åtgärder. Ett sådant brev kan fortsätta: "Vänligen rikta eventuella förslag till redlines eller avrättningar till Kelly James, affärsdirektör, senast på arbetsdagen i månaden. Vi ser fram emot att formalisera vår relation med dig. "Vidare lägger du till" Enclosure "eller" Enclosures "- beroende på antalet bifogade poster - under bokstäverens underskriftslinje.

Komponenter i en försäljningsbrev

En försäljningsbrev markerar dina småföretagets produkter och tjänster. Adress ditt brev till en person som har befogenhet att göra eller väsentligt påverka köpbeslut. Ge en övertygande rubrik och dela information om vad du säljer i kroppen. Till exempel: "In 2013 Elite var röstad av konsumenter som vår stads nr 1 textilföretag. Vi är verkligen "snitt" över resten! I tillslutningen hittar du tygprover och ett prisindex för vår nya vårinteriör. "En försäljningsbokstav stängs med uppföljningssteg som stöder omedelbart köpbeteende:" Vänligen kontakta kundservice under de närmaste två veckorna, referensnummer 525, för att få special besparingar på våra skräddarsydda designalternativ. "

Delar av ett bekräftelsebrev

Ett bekräftelsebrev bekräftar mottagandet av information eller material eller på annat sätt erkänner en åtgärd. Dessutom uttrycker det ofta tack. Ditt brev kan vara kort, men dess tidpunkt är avgörande. Se till att exakt kontaktinformation visas i rubriken så att bekräftelsen snabbt och effektivt riktas. Inkludera språk i bokstäverens kropp med tydligt angivande av vad ditt företag bekräftar. Du kan skriva: "Nästa steg Gym bekräftar mottagandet av din betalning till ett belopp av $ 125, 00 den 15 mars. Vi tackar dig för att du väljer vår anläggning." Sammanfatta nästa steg i bokstäverens slutsats: "Vi kommer att återställa ditt medlemskap från och med dagen för detta brev och ser fram emot att träffa dig snart. "

Sektioner av en anpassningsbrev

Reagera på kundklagomål med ett justeringsbrev. Rubriken adresserar den person som utfärdat fordran. Kroppen erkänner varmt den fråga som han har tagit upp för din verksamhet, då anger du hur du ska lösa det. Som exempel: "Easy Numbers Group tackar dig för din senaste förfrågan angående din faktura daterad den 15 februari. Vi har undersökt det här fallet och bestämt att balansen från din tidigare faktura var felaktig tillämpad. Vi betalar därför omedelbart $ 49, 52 till ditt konto. "Snabb uppskattning i justeringsbrevets stängning. Till exempel: "Vi värdesätter verkligen din lojalitet. Tack för att du valt vårt företag under de senaste 11 åren. "