Federala avtaladministrationsregler

Den federala regeringen erbjuder många möjligheter för att bli vunna av småföretag. Att konkurrera om regeringsavtal är emellertid inte bara en fråga om att släcka ett svar på en förslagsinfordran och hoppas på det bästa. Som du kan förvänta dig av en byråkrati kräver vinnande regeringsarbete förståelse för hur kontrakten administreras och vilka regler som binder mottagarna. Vissa element som gäller för federala avtaladministration är ändringar, betalningar, specifikationer och uppsägning.

Unilaterala förändringar

Regeringen får göra ensidiga anpassningar av avtalet om dessa förändringar faller inom ramen för avtalet. Entreprenören kan eventuellt ändra priset, distributionsschemat och andra delar som behövs för att möta dessa behov. Eventuella anpassningar måste falla inom de parametrar som kan ha beaktats av parterna vid tidpunkten för kontraktets ingående. Exempelvis kan ett kontrakt för att tillhandahålla IT-stöd justeras för att ändra blandningen av personal som behövs för att möta förändrade regeringens behov, men det kan inte justeras för att begära finansiella analytiker istället för programmerare om det inte ligger inom kontraktets ursprungliga räckvidd.

Betalningsvillkor

Ditt federala avtal kommer att beskriva hur och när du ska betala, och vad du måste göra för att säkra den betalningen. Vissa kontrakt betalas i en fast del vid leverans, särskilt för mindre kontrakt. Övriga kontrakt, till exempel för löpande stöd, betalas månadsvis. Du måste skicka en faktura och dokumentera det utförda arbetet. I många fall måste du också visa att arbetstagare betalas en adekvat löne- och övertidsbestämmelser som är tillämpliga. I din bokföringsprogramvara, märka och dokumentera kostnaderna för varje statskontrakt för att bistå både i fakturering och i händelse av en revision eller faktureringstvist senare. Vissa myndigheter har särskilda faktureringsvillkor som måste följas. Försvarsdepartementet kräver till exempel att du kan fakturera och acceptera betalning elektroniskt, så se till att du har dessa möjligheter innan du bjuder.

Mandated Specifications

En regeringens förfrågningsansökan anger vanligen den specifika produkt eller tjänst som krävs. Att förstå specifikationerna är avgörande innan beslut fattas, eftersom du är ansvarig för att träffa dem vid priset. Många RFP: er tillåter en period för frågor mellan när de skickas ut och när förslagen beror, så om du har några tvivel om vad den upphandlande myndigheten menar med ett visst villkor eller jobbkrav, få det förtydligat. Om du gissar fel kan du få avtalet att avslutas för dålig prestanda om du inte kan uppfylla dessa förväntningar. Och gå inte utöver vad som krävs, tänkande som kommer att imponera kunden. Du kanske befinner dig i varmt vatten om din mjukvaruprodukts extrafunktioner gör det för skrymmande att fungera i den federala byråns system eller det fungerar inte bra med sina egna produkter.

Avslutningsriktlinjer

Federal regeringskontrakt specificerar hur avtal kan avslutas, om prestation eller regering behöver garantera. Om det är för prestanda måste regeringen meddela att du antingen åtgärdar problemet eller gör ditt fall varför uppsägningen skulle vara orättvis. Regeringen kan också avsluta för att göra det lättare, när dess behov förändras och det kan inte längre använda det du tillhandahåller, till exempel om det avtalar om att tillhandahålla material till trupper i en region som ser militära konflikten sluta tidigare än förväntat. Det är en viktig skillnad. Om regeringen avslutar ett kontrakt på grund av standard måste det bara betala för godkända produkter och kan överföra kostnaderna till dig om det är dyrare för att möta dessa behov på annat håll. Om det är till nytta måste det lösa sig med dig för att kompensera för det arbete du har gjort hittills och som förberedelse för resten av det nu avbeställda kontraktet.