Mål för företags kommunikation

Som småföretagare är det frestande att se det nuvarande läget av kommunikativa affärer som oförskämd. Beviset är överallt; folk rusar igenom sina dagliga liv, skyndsamt kammar genom sina textmeddelanden, e-postmeddelanden och postmeddelanden för att se om de har glömt någonting så bråttom, så kritiskt att världen kan kollapsa om de inte svarar på den texten eller röstmeddelandet just nu .

Allt detta spridda rusar om som en kyckling utan huvud ger dig möjlighet att sticka ut bland dina anställda, kunder, säljare, säljare och externa medarbetare som en som är mer professionell om kommunikation. Du är en professionell kommunikatör. Du kan göra ett stiligt intryck på alla du möter, för att du är villig att sakta ner takten. Du är smart nog att veta att ditt bra namn, varumärke, bild och ditt rykte är beroende av att vara en bra kommunikatör, så du bestämmer dig för att förbättra dina mål för affärskommunikation.

Så mycket som du redan vet om kommunikation vet du också att du kommer att ha en distinkt fördel gentemot dina konkurrenter genom att se till att du:

Borsta upp på den grundläggande kommunikationsprocessen.
Tänk på några användbara definitioner av företagskommunikation. Ta tag i de framträdande egenskaperna hos företagskommunikation. Se målen för affärskommunikation.

Borsta upp på kommunikation

För närvarande, försök att inte tänka på de röstmeddelanden du har lämnat på någons maskin eller de e-postmeddelanden som du har skickat som misslyckades med att få svar. Medan dessa verkligen är former av kommunikation, är de ett sätt. De flesta formerna av kommunikation är tvåvägsutbyten. På så sätt följer "generell" kommunikation och företagskommunikation några liknande steg:

Avsändaren uppfattar en idé.
Avsändaren bestämmer hur man uttrycker tanken i ord - en processkommunikation specialister kallar "kodning".
Avsändaren väljer ett medium (telefonen, ett e-postmeddelande, ett textmeddelande) för att skicka idén. * Avsändaren sänder meddelandet.
Mottagaren tar emot och avkänner meddelandet.
Mottagaren erbjuder feedback.

Definiera företags kommunikation

Det kan hjälpa till att stärka din förståelse med en definition, så överväga en från Business Dictionary. Det definierar kommunikation som en:

"Tvåvägsprocess för att uppnå ömsesidig förståelse, där deltagare inte bara utbyter (kodar / avkodar) information, nyheter, idéer och känslor men också skapar och delar mening."

"Allmänt" kommunikation skiljer sig från företagskommunikation på grund av det sammanhang där utbytet sker - med andra ord i en affärsinställning. Detta är en av de användbara tiderna där många definitioner av företagskommunikation existerar, så att du kan koppla samman element som du tycker är lämplig.

En definition har stått tidstestet, skrivet av Lawrence David Brennan i sin 1960-bok, "Business Communication." Observera hur det understryker inställningen:

"Affärs kommunikation är uttrycket, kanalisering, mottagande och utbyte av idéer i handel och industri. ”

Business Dictionary har expanderat på denna definition genom att säga att företagskommunikation är:

"Utbyte av information mellan personer inom ett företag som utförs för den kommersiella organisationen av organisationen. Dessutom kan företagskommunikation också referera till hur ett företag delar information för att _promotera sin produkt eller tjänster till potentiella konsumenter. ”

Resultatet är att företagskommunikation kan ta två former: internt och externt. Så, en del av den kommunikation du delar är avsedd för världen där ute, och en del av den kommunikation du delar är avsedd för din interna publik, vilket betyder dina anställda och andra kollegor. Tänk på intern kommunikation som konfidentiell eller proprietär information.

Det är osannolikt att du kommer att begränsa informationsflödet tvärtom. Med andra ord är det osannolikt att du kommer att vara i stånd att dela information med en extern publik, samtidigt som du behåller den (eller försöker behålla den) från dina innehavare. De måste hållas i slingan. Som Business Communication säger det:

"Affärs kommunikation är avgörande för att utföra ledningsfunktioner och för att säkerställa organisatorisk framgång."

Fokusera på berättande egenskaper

Vid denna tidpunkt kan det börja att gryning på dig att lite mer än inställningen skulle kunna ställa företagskommunikation förutom den "allmänna" kommunikationen som sker i din värld. Så om du någonsin undrat, "Precis vad är karaktären av företagskommunikation?" Leta efter några av följande egenskaper. De får inte vara närvarande i varje kommunikation du skickar eller tar emot. Men eftersom affärskommunikation också är avsiktlig är chansen att vissa egenskaper kommer att överföras gång på gång. Företagskommunikation är:

Saklig. God affärskommunikation är faktiskt. Ingenting kan sänka ett företags rykte snabbare än att rapportera felaktig statistik, halv sanningar och överdrivna fordringar. Numera kontrollerar personer informationen för noggrannhet, och tekniken gör det relativt enkelt för dem att göra det. Ett företags försäljnings- och marknadsföringsmaterial ger det lite utrymme att skryta och skryta - så länge som påståenden kan stödjas och valideras. * Rensa. God affärskommunikation är fri från vaga, tvetydiga uttalanden . Mottagaren av ett meddelande borde aldrig undra vad ett meddelande handlar om. "Tydlig kommunikation är" hjälpt till "genom att använda enkla ord, snarare än komplexa ord och genom att använda direkta, deklarativa meningar. Många tycker att det är lättare att följa information när det presenteras i punktform eller när det åtföljs av diagram eller diagram. Dessa element förbättrar också tydligheten.
Praktisk. Bra affärskommunikation är användbar och nödvändig. Om kommunikationen sker i form av en företagswebbplats, en broschyr eller ett pressmeddelande, borde det finnas en motivering till varför kommunikationen finns och hur människor kan dra nytta av kommunikationen.
Ofta övertygande. God affärskommunikation syftar till att flytta någon i den interna eller externa gruppen för att göra något. (Och om det är klart, bör det vara uppenbart vad det "någonting" är.) Vissa företagsägare gör misstaget att se över kraften i subliminala meddelanden i sin kommunikation. Till exempel innebär det att du skickar in företagets årsdaghälsningar och utser en "anställd i månaden". Det tar tid och ansträngning. Men det implicita övertygande budskapet bör vara uppenbart för uppmärksamma anställda: "Detta är ett företag som bryr sig, så gör din del och bryr dig om företaget."
Strategisk. God affärskommunikation planeras, organiseras och exekveras så att den uppnår sitt specifika mål.

Se Affärskommunikationens mål

Som du kan misstänka kan dessa mål vara så varierade som dina anställdas medlemmar. Faktum är att när du tittar runt på ditt kontor kan de typer av företagskommunikation som rinner internt spegla form, funktion eller personlighet hos dina olika avdelningar. Några av affärskommunikationens mål är:

Dela information, som kan utgöra den största delen av den företags kommunikation som du skickar både internt och externt. Sådan information kan vara aktuell, till exempel försäljningsrapporter och resultaten av kundundersökningar. En del av det kan vara känsligt i naturen, till exempel dina resultatrapporter. Och en del av det kan vara märkt "konfidentiellt" och begränsat till endast vissa personer, till exempel en strategisk förändringsändring bland en av dina konkurrenter. De främsta målen med denna typ av kommunikation är att utbilda och upplysa. * Övertyga, vilket många enkelt förenar med försäljnings-, reklam- och marknadsföringsmaterial. När dessa typer av övertygande ansträngningar är väl utformade, flyttar mottagarna och till och med ivriga att agera på meddelandet. Men "säkerhet" som främjar dina företags produkter eller tjänster representerar bara en del av den övertygande affärskommunikationen du kan finessa som småföretagare. Att placera en envis leverantör eller leverantör kan vid något tillfälle kräva en övertygande överklagande. Att försöka vinna en zonavvikelse för ditt företag kan kräva flera övertygande insatser för lokala och regionala tjänstemän. Och glöm inte dina anställda, som på något sätt kan ifrågasätta visdom av en ny företagspolicy eller procedur. En övertygande e-post från dig kan vara precis vad de behöver för att ställa dem raka.
Att bedöma prestanda och ge feedback, vilket många småföretagare skulle komma överens om är en färdighet som de utvecklas över tiden. När allt kommer omkring är ingen en född bedömare av mänsklig prestation och potential. Denna form av affärskommunikation brukar förväntas av anställda, särskilt om den är knuten till en löneökning. Eftersom granskningar är ett sätt att en företagsägare förblir ansvarig för sina anställda, är den kunniga ägaren kvar på schema och ser till att han har ett praktiskt system för att bedöma anställdas prestanda.
Motivation, som kan leda spalten från ett tackmeddelande skickat till alla anställda till ett meddelande om en säljkonkurrens knuten till ett extravagant pris. Ingen vet dina anställda bättre än du gör, så det följer att ingen vet bättre hur man motiverar dem för att hålla koll på eller förbättra kaliberna för det arbete de producerar. Ett annat mål med motivational business kommunikation är att främja kamratskapet på arbetsplatsen, vilket ofta medför lojalitet.
Att ge råd, som du kan tycka att vara en av de mest givande delarna av din roll som småföretagare. Förmodligen ser dina anställda upp till dig och beror på dig för ledarskap - att berätta för dem inte bara vad man ska göra utan hur man gör det bättre. Som en form av affärskommunikation kan rådgivning riktas till en individ eller en grupp, beroende på omständigheterna. Utformat eftertänksamt och med användbara exempel för att illustrera dina poäng kan dessa kommunikationer bli värda resurser för anställda. Att erbjuda förslag, åsikter och idéer, som kan flöda på två sätt, från dig till dina anställda eller från dem till dig. Beroende på strukturen i ditt företag kan du också ha mellanledare som du är beroende av för att hålla flödet på gång. Förslag, åsikter och idéer kan hålla ett stort löfte om att förbättra ett företag på många sätt - så länge som ego, rivalisering och konkurrenskraftiga svartsjuka inte stör varandra. Det krävs också engagemang hos en säker och öppen affärsägare för att hålla denna typ av kommunikation pågår. I de tidiga dagarna lovar många småföretagare att hålla en "öppen dörrpolitik" till förslag, åsikter och idéer. Men sedan hamnar de på att prata tidens press och oavsiktligt skära av den här värdefulla resursen. Rekommendera instruktioner eller arbetsrelaterad utbildning, som du kan göra själv eller lägga ut till tredje part. Hur som helst, den här typen av affärskommunikation kan också innehålla ett övertygande element, särskilt om du misstänker att anställda kan motstå rekommendationen. Dina anställda kan överraska dig: Vanligtvis uppskattar de möjligheten att utöka sin kunskap och förbättra sina färdigheter samtidigt som de förbättrar sitt värde för dig. Instruktion och träning kräver ofta två kommunikationsvågor: den första som meddelar träningen; den andra för att tillhandahålla stödjande information, såsom referensmaterial.

Som med andra delar av ditt lilla företag, är du tvungen att förbättra dina kommunikationsförmåga med praktiken. Så, om du funderade på att hyra en "direktör för första intryck?" Stör inte. Dina communiques ska göra rätt intryck som kommer att skilja dig från den distraherade publiken som ligger runt dig.