Goda frågor att ställa på en Executive Assistant Interview

Rätt exekutiv assistent kan vara en ovärderlig tillgång för en upptagen professionell. En person i denna position hanterar vanligtvis ett schema, tjänar som gatekeeper i telefon och personligen och hjälper till att hantera styrelser och volontärgrupper. En utbildningsassistent tar också minuter på möten, övervakar företagskorrespondens och presentationer och hanterar kontoruppgifter. Att hitta rätt person för detta jobb är en viktig uppgift. Att ställa rätt frågor under en intervju kommer att hjälpa dig att avgöra om en verkställande och hans potentiella assistent kommer att passa bra.

Personlighetskarakterisering

Fråga jobbet kandidat hur hon skulle karakterisera hennes personlighet. Är hon utåtriktad och kan ta ansvar och ta hand om situationer, eller är hon blyg och reticent? Denna fråga kommer att hjälpa dig att förstå om kandidaten är en go-getter som kommer att vara ovanpå varje situation, eller en tyst men effektiv individ som är bättre att följa specifika direktiv.

Kommunikationsfärdigheter

Executiveassistenter måste hantera andra personer på uppdrag av sina chefer. Det kan innebära att man vrider bort en arg anställd, handlar om en irat kund eller anger ett klagomål från en leverantör. Fråga arbetsutsikter hur de hanterar svåra människor. Blir de arg på sig, eller har de förmåga att lugnt diffusa en situation? Den här frågan hjälper dig att bedöma hur en potentiell verkställande assistent kommer att interagera med andra.

Telefon färdigheter

Executiveassistenter ringer vanligtvis telefonsamtal till sina chefer. Fråga jobbkandidaterna hur bekväm de är med telefonlinjer och telefonsvarningssystem, telefonkonfiguration och överföring mellan avdelningar. Detta ger dig en bättre förståelse för kandidatens tekniska förmågor.

Organisation

Be alla framtidsutsikter att definiera sina organisatoriska processer. Skapar de listor och arbete från högsta till lägsta prioriterade objekt? Hur organiserar de arkivsystem, datafiler och pappersarbete? Att ställa dessa frågor kommer att ge dig en bättre uppfattning inte bara om en potentiell arbetskandidats färdigheter, utan också om den mentala processen som går in i att skapa sina organisationssystem.

Dator Savvy

Dagens verkställande assistent måste vara mycket dator literat för att vara effektiv i sin roll. I stället för att fråga kandidater om de har bra datorkunskaper, be dem att definiera sin specifika datorkunskap, inklusive operativsystem, program, applikationer och kunskaper samt användningen av sociala medier.

Mundane uppgifter

Fråga jobbkandidater hur de känner sig för att genomföra vardagliga uppgifter. Executive assistenter är ofta uppmanade att ta lunch order, leverera kaffe, plocka upp och släppa av material, välj företagsgåvor, göra researrangemang och skriva tackanvisningar. Fråga potentiella kandidater om någon av dessa eller andra tillämpliga uppgifter är acceptabla för dem som en del av deras arbetsbeskrivning.

Förr och nu

Fråga varför den intervjuade lämnade sitt tidigare jobb och varför han lockas till den nuvarande positionen. Detta hjälper dig att förstå vilka faktorer som ledde till att han lämnade ett tidigare jobb samt få insikt i vad han tycker om ditt företag.