Riktlinjer för upprättande av upphandlingssystem och organisation

Att få produkter eller tjänster till bästa pris är kärnan i upphandling. Även om upphandling kan ske i vilken skala som helst, inrättar regeringens processer och företag ofta upphandlingssystem. När du arbetar i större skala bidrar ett upphandlingssystem och organisation till att hålla konkurrensen om affärer mer rättvis, säkerställa kostnadseffektivitet och hjälper till att utvärdera risker.

bedömning

Vid upprättandet av upphandlingssystem och riktlinjer för organisation är det viktigt att inkludera bedömningsmetoder som använder ett strukturerat format. Bedömningar hjälper till att utvärdera ett system för upphandling för att lista sina svagheter och styrkor enligt resultatindikatorer. Dessutom diskuterar de begränsningarna i ett upphandlingssystem så att det förbli konkurrenskraftigt och följer de korrekta förfarandena. Bedömningar kan omfatta en prognosprocess, budgetering, identifiering av nödvändig information för att samla in, identifiera intressenter för att eventuellt intervjua och granska politik och regler.

principer

Inrättandet av principer i ett upphandlingssystem och organisation hjälper till att förhindra bedrägerier och konspirationer. Goda principer att anställa inkluderar ansvarsskyldighet, öppenhet och rättvis konkurrens. Ansvarstagande hjälper till att säkerställa en företags bästa intressen, såväl som hos sina affärspartners, övervägs alltid. Genomskinlighet genom handling av korrekt dokumentation hjälper till att visa att upphandlingsmetoderna var ljuka. Rättvis konkurrens hjälper till att ligga till grund för en gemensam grund för alla anbudsgivare så att man inte kan påverka resultatet av en upphandling utan att erbjuda fördelaktiga villkor. Företag och offentliga organ kan också vilja inkludera användningen av teknik för att effektivisera upphandlingsprocessen, samt ge allmänheten eller intressenter möjlighet att övervaka processen och genomförandet av upphandlingar.

metoder

Ett företag bör alltid ange acceptabla upphandlingsmetoder i sina riktlinjer. Medan den vanligaste upphandlingsmetoden är konkurrenskraftig budgivning kan det också innefatta direktkontrakt, göra repetition med en enhet som vann ett tidigare upphandlingsbud och handla runt för det bästa priset.

Anskaffningssteg

Efter att ha fastställt accepterade upphandlingsmetoder bör ett företag lista lämpliga åtgärder för att ta upp för att skaffa varor eller tjänster. Dessa steg kan innefatta identifierande leverantörer som kan uppfylla företagets krav, kontakta leverantörerna för förslag och granska de potentiella leverantörernas policy och praxis. När ett företag tar emot ett acceptabelt bud kan det börja att förhandla fram ett kontrakt för att starta kontraktsuppföljningsprocessen. Anskaffningssystem och organisationens riktlinjer bör innehålla upphandlingsmilstoler att dokumentera, grunder för kontraktsförnyelse och föredragna betalningsmetoder.