Hur man skriver redovisningsprinciper och förfaranden

Redovisningsprinciper och rutiner hjälper dina anställda att driva ditt företag utan din ständiga övervakning. De är enkla, lätta att förstå och att följa. Om din verksamhet exempelvis har en policy att inte acceptera kontroller, accepterar anställda inte kontroller, även om du inte är där för att övervaka dem. Skriva redovisningsprinciper och förfaranden kan vara svåra, men de kommer att hjälpa dig på lång sikt, hålla processer standardiserade och enkla.

1.

Organisera ditt skrivande. Ha en separat sektion för varje redovisningsprocess, till exempel leverantörsskulder, kundfordringar och anläggningstillgångar. Ge varje policy och procedur (P & P) ett nummer och använd numreringssystemet för att organisera dokumentationen. Till exempel kan alla kundfordringar P & Ps börja med en 1, leverantörsavgift med en 2. Så om du letar efter ett specifikt dokument relaterat till betalande räkningar kan du leta efter 2-serien och leta det, kanske som en 201 eller 2001.

2.

Använd en mall för att skriva policy och procedurer. Det gör dokumentationen lätt att skriva och förstå. Överväg att ha ett format där du på toppen har en standard etikett med namn, datum, dokumentnummer och annan information. Nedanför på sidan kan du placera en sektion som heter "Purpose" för att förklara målet för P & P och följ att du kan börja med den faktiska berättelsen av processen du vill standardisera.

3.

Skriv klart med bra stavning och grammatik. Politik och rutiner ska användas av många människor, så det är lätt att läsa och idiotsäker. Undvik att namnge folks namn och använd istället positionsnamn. Var konsekvent i skrivandet för att undvika förvirring. Om du har en "Accounting Clerk" arkiveringsräkning, ändrar du inte samma position till "Clerk I" eller "Filing Clerk" i andra P & P.

4.

Utforma dina policyer och rutiner med sikte på god intern kontroll. Bokhandlaren ska till exempel inte kunna skriva in kontroller. Alla checkutbetalningar bör åtföljas av anmälningar från ägare eller chef som bekräftar att inköpet godkändes och alla tjänster och varor mottogs på lämpligt sätt.

tips

• Överväg att få ett färdigt program och paket för mjukvarupaket för din bransch. De flesta processer är likartade, och genom att få program där du bara behöver byta eller lägga till några saker, kan det spara dig en bit tid. Det är lättare att ändra befintlig dokumentation än att göra allt från början.
• Få din revisor att ta en titt på din P & Ps för att upptäcka eventuella problem med intern kontroll som kan lösas med hjälp av ett annat förfarande.

Varning

• Granska policyn och rutinerna minst en gång om året för att se till att det fortfarande är korrekt och korrekt. Saker förändras i affärer, och P & Ps måste uppdatera med förändringarna.