Vad är generalkoderkoder?

Allmänna huvudbokskoder är siffror du tilldelar olika debit- eller kreditposter för att göra bokföring enklare och mer funktionell. Genom att ange siffror till olika typer av skulder eller fordringar kan du spendera mindre tid att skriva in data, sortera snabbt informationen och förbereda enkla rapporter som du kan använda en gång eller ofta.

Huvudbok

En huvudbok är en enkel lista över dina faktiska intäkter och kostnader. Till skillnad från ett budgetblad som listar dina förväntade intäkter och kostnader, eller en fordran eller skuldrapport som visar vad du är skyldig eller skyldig, registrerar en bokföring endast transaktioner när de händer. Även om du bara har ett bankkonto som du använder för ditt företag, är det en bra idé att hålla en huvudbok för att upptäcka eventuella misstag som du eller din bank kan göra. Gör detta genom att utföra en månadsavstämning eller jämförelse av din bokstav till ditt kontoutdrag. Om du använder ett checkkonto, kreditkort och kreditkredit för att betala företagets räkningar, låter en generell ledning dig hålla alla dina utgifter i ett dokument.

Ledgerkoder

Ledgerkoder är siffror du använder för att beteckna en betalbar eller fordran per typ. Du kan till exempel beteckna dina telefonbetalningar med en kod på 100. Din elbetalning kan vara 101. När som helst kan du sortera ditt dokument med ledarkod för att se hur mycket du betalat för telefoner eller verktyg.

Kodning

Det enklaste sättet att tilldela generalkoderkoder är att börja med en siffra, till exempel 100, tilldela varje efterföljande kredit- eller betalkategori en siffra som lägger till en siffra till numret. I det här fallet skulle dina första fem koder vara 100, 101, 102, 103 och 104. För att göra dina koder mer användbara, tilldela siffror en viss betydelse för lättare sortering. Börja till exempel alla betalkategorier med siffran 1 och alla kreditkategorier med siffran 2. Din första två betalkoder kan vara 100 och 101 och dina två första kreditkoder är 200 och 201. Det hjälper dig att snabbt hitta allt av dina betalningar eller krediter. Lägg till ytterligare siffror för att gruppera andra inkomst- och kostnadskategorier.

Kodningsexempel

Om du säljer tidningsutskriftsannonser, banners på dina webbplatser och du hyr din cirkulationslista kan du ange all utskriftsinkomst med siffran 2 efter din första kreditkodsnummer, din bannerinkomst med en 3 och ditt listnummer med en 4. In I detta fall kommer din post för utskriftsannonsering vara 120, för bannerannonsering 130 och för listuthyrning 140. Du kan fortsätta att förlänga detta. Om du till exempel säljer färg- och svartvita utskriftsannonser kan du ange den tredje siffran på din kod för att vara 1 för färgannonser och 2 för svartvitt lägger till. Om du använde fyrnummerskoder skulle din kod för färgutskriftsannonser vara 1210 och din kod för svartvita annonser skulle vara 1220. Det här gör att du snabbt kan bestämma din totala utskriftsförsäljning och bryta ut hur mycket som kom från färgannonser.

Namn Vs. siffror

Istället för att ersätta ledarkoder för beskrivande ord, inkludera båda. Även om du vet att Ledger-kod 130 betyder bannerannonsering, kanske en ny eller ersättare bokförare eller skattförberedare kanske inte känner till dina koder. Om du eller en tillfällig bokhållare felaktigt miskodar dina inmatningar kan det med hjälp av ord bredvid var och en hjälpa dig att snabbt åtgärda misstag.

Sortering / Sammanräkning / medelvärde

Förutom att använda ledarkoder för att köra engångsrapporter använder du dem för att skapa totals och medelvärden för inkomst- och kostnadskategorier. Detta skapar realtidsuppdateringar varje gång du gör en post. Om du spårar dina totala telefonutgifter eller genomsnittliga månatliga kontorsmaterielkostnader med "Totalt" och "Genomsnitt" -celler kan du exempelvis jämföra din nuvarande prestanda till din budget utan att behöva köra separata rapporter.

Exempel på konton

När du är i tvivel om din förmåga att skapa ett ledarkodssystem, överväg att anställa en bokhållare eller revisor tillfälligt för att ställa in ditt bokföringssystem eller programvara. Underhåll av ett befintligt system är i allmänhet lättare än att bygga från grunden.

Exempel på konton: