Hur man etablerar en personalrelaterad faktor

Småföretag är mycket mindre förmåga att absorbera oförutsedda frånvaro - sjukfrånvaro eller familjehändelse, till exempel - än en större organisation, helt enkelt på grund av det minskade antalet anställda att tillhandahålla täckning. I en bransch där en tillräcklig försäkringsnivå är kritisk eller till och med mandat med lag, bör ledningen överväga att inrätta en personalavlastningsfaktor. Det här verktyget tar hänsyn till de typiska personalkraven och tillgängligheten under hela året och använder informationen för att utveckla en lättnadsfaktor: det vill säga antalet ytterligare personal som behövs för att rimligen kunna garantera oavbruten täckning.

1.

Identifiera verksamhetens kritiska verksamhet och funktioner och bestämma huruvida man ska utveckla en personalavlastningsfaktor för hela organisationen, individuellt eller genom funktion eller division.

2.

Samla in uppgifter om anställdas frånvaro. Granska föregående tolvmånadersperiod, kalenderår eller räkenskapsår och ange hur mycket semester, sjukskrivning och eventuell annan frånvaro som till exempel tid som spenderas i träning, tjänstgör som jurymedlem eller tänds på grund av arbetskompensationsskada .

3.

Identifiera det totala antalet lediga arbetsdagar per år genom att dra av helgdagar och andra arbetsdagar från det totala antalet möjliga dagar. Om positionerna exempelvis fylls måndag till fredag, och bolaget är stängt på 10 helgdagar om året, beräknas det vara: 5 (dagar) gånger 52 (veckor) är 260, minus 10 (helgdagar) lika med 250 lediga arbeten dagar. Beräkna det totala antalet timmar som positionerna måste fyllas årligen genom att multiplicera antalet tillgängliga arbetsdagar med det antal timmar som krävs per dag. Om anställda är skyldiga att vara tillgängliga för en åtta timmars skift, skulle beräkningen vara: 250 gånger 8 motsvarar 2000 timmar per år.

4.

Lägg till antal semesterdagar, sjukdagar och andra frånvaro, och dra av det här beloppet från antalet tillgängliga arbetsdagar. Till exempel, om en befälhavare var på semester i tre veckor totalt, tog tre dagars sjukskrivning och tjänstgjorde som jurymedlem i två dagar, skulle antalet dagar som faktiskt arbetade utgöra 230: 250 minus (15 plus 3 plus 2) lika med 230.

5.

Dela upp det totala antalet lediga arbetsdagar med det antal dagar som faktiskt arbetat under föregående år, till exempel: 250 (lediga arbetsdagar) dividerat med 230 (dagar som faktiskt arbetat) motsvarar 1.087 (personalavlastningsfaktor).

6.

Beräkna personalavlastningsfaktorn med timmar istället för dagar om du föredrar det. Dela upp antalet timmar som behövs för att fylla positionerna per år med antalet timmar som de befintliga arbetarna faktiskt arbetat, till exempel: 2.000 (antal timmar som behövs) dividerat med 1 848 (arbetade timmar faktiskt) = 1, 082 (personalavlastningsfaktor). Den lilla skillnaden i personalfaktorn vid användning av timmar i motsats till dagar speglar små skillnader, till exempel att den etablerade återvände några timmar efter varje juryns tjänst och gick hem sjuk på en av dagarna efter att ha arbetat i några timmar. Även om det är mer tidskrävande att beräkna är den här metoden lite mer exakt än att se uteslutande på arbetsdagar.

7.

Fastställa antalet heltidsanställda eller beräkna de ytterligare deltids timmar som kan krävas för att fullt ut kunna hantera verksamheten genom att använda personalfaktorn. Till exempel, om personalavlastningsfaktorn är 1.087, kräver företaget 1, 087 heltidsanställda för att bemanna positionen. Multiplicera antalet timmar per vecka med hjälpfaktorn - 40 vid 1.087 är lika med 43.48 berättar att positionen kräver att någon arbetar ytterligare 3, 48 timmar per vecka för att vara fullt bemannad. Om företaget har 12 anställda, till exempel, skulle de extra timmarna som behövs per vecka vara 41, 76: 12 (anställda) gånger 3, 48 (timmar) motsvarar 41, 76 (totalt antal extra timmar som behövs per vecka), vilket indikerar att ytterligare en heltidsanställd personal borde hyras.

Tips

• Glöm inte att inkludera tidsanställd rekrytering för att fylla en ledig tjänst när du överväger frånvaron under ett år.