Hur man skriver ett brev för en företagsöverföring

Ett brev kan inte kvalificeras som ett juridiskt dokument, men det kan fungera som bevis om en affärstransaktion går fel. Även om du skriver ett brev för att bekräfta eller detaljera en affärstransaktion för ditt lilla företag du redan har diskuterat med någon, är det viktigt att du inte missförstår. Efter några enkla brevskrivningsrutiner hjälper dig och din medarbetare att hålla sig i samma våglängd, granska alla fakta och hålla transaktionen slät.

1.

Skriv ditt brev på företagets brevpapper. Detta ger mottagaren ett enkelt sätt att kontakta dig om hon har några frågor angående innehållet i artikeln. Detta kan också skydda dig från personligt ansvar genom att bekräfta att brevet kommer från företaget och inte du personligen.

2.

Adress brevet till en person snarare än en avdelning. Om möjligt, använd personens namn i hälsningen snarare än "Kära herre" eller "Till vem det kan vara oroligt."

3.

Beskriv orsaken till brevet i första meningen, till exempel, "Jag skriver för att bekräfta vår diskussion om ..."

4.

Följ ditt uttalande med transaktionens särdrag. Skriv till exempel "Jag bekräftar din beställning av 15 fall av ACME-widgets, modell # 223, som ska levereras senast den 23 december 2011." Att bara hänvisa till widgets, utan modellnummer eller leveransdatum, kan leda till felkommunikation. Om du lägger till den här informationen kommer du att varna mottagaren om ett fel om en har gjorts.

5.

Granska ditt brev för att se om du har täckt de fem WS: vem, vad, var, när, varför. Antag inte att eftersom du har talat i telefonen behöver du inte inkludera namnet på personen eller företaget du har att göra med i brevet. När du sa, "nästa torsdag" kan din medarbetare trodde att du menade veckan efter att du gjorde. Var lika specifik som om du skriver brevet till någon som inte känner till transaktionen.

6.

Ange den ersättning eller fördel som vart och ett av er kommer att få. Skriv till exempel, "Jag bekräftar din beställning av 15 fall av ACME-widgets, modell # 223, som ska levereras senast den 23 december 2011. Det totala priset på ordern blir $ 2, 847, 52."

7.

Lägg till ett uppsägningsdatum för din transaktion. Om du inte begränsar tiden då ditt erbjudande är bra kan din medarbetare utnyttja marknadsvillkor som gynnar honom och skada dig veckor eller månader efter din avsedda transaktionsdag.

8.

Stavkontroll ditt brev. Förutom att titta oprofessionellt kan skrivfel medföra transaktionsfel och kosta dina företags pengar.

9.

Nära med en indikation på att du kommer gärna ta ett telefonsamtal från din kund, kund eller affärsförbund om hon har några problem.

10.

Inkludera din titel och företagsnamn under din signatur. Detta kan skydda dig från personligt ansvar, eftersom det kommer att göra det klart att du agerar som agent för ditt företag.

11.

Lägg till ett inlägg, eller PS Information i en PS står ut och ger dig chansen att markera eller upprepa viktig information.