Etikettregler för skrivning av företagsemail

Email ger affärsmän ett enkelt och snabbt sätt att utbyta information elektroniskt. Som med alla former av skriftlig korrespondens i näringslivet måste e-postmeddelandena komponeras och formateras professionellt. Även om denna form av avancerad kommunikation främjar snabbmeddelanden, tar du inte tid att följa etikettstandarderna för att få dig till varmt vatten med din handledare.

Använd ämneslinjer

Enligt Purdue University fyller du alltid i ämnesraden med ämnet på din email. Detta gör det möjligt för mottagare att veta vad din e-post handlar om och hur de bör prioritera läsning av ditt e-mail gentemot dussintals (eller hundratals) andra e-postmeddelanden som de måste läsa. Du måste också tänka på att din mottagare (s) kanske har väntat på ett e-postmeddelande från dig om ett visst ämne, men om inte din e-post har en ämnesrad kanske de inte vet att de ska öppnas.

Ställ in en professionell ton

Tonen på din e-post ska alltid vara professionell. Som rekommenderas i en artikel i juni 2010 på Inc.com, skäm inte runt eller använd sarkasm, undvik trendig slang eller jargong och undvik att vara lekfull eller cutesy. Lägga till smileys ansikten och andra uttryckssymboler i ett företags email är olämpligt. Även om du känner personen du skickar e-post till, vet du inte hur många andra personer som kan se din e-postadress.

Korrekta hälsningar

Som du skulle med ett handskriven (eller skrivet) brev, använd lämpliga hälsningar i din email. Purdue University rekommenderar e-postförfattare att adressera mottagare med en varm hälsning, till exempel "God morgon" och avsluta e-postmeddelandet med "Med vänliga hälsningar" eller "Tack". Dessa typer av hälsningar gör din e-post professionell och artig.

Använd professionella teckensnitt

Det teckensnitt du använder i ditt email är en reflektion av dig. Teckensnittsliknande teckensnitt, till exempel typsnitt med skrymmande eller bubbla bokstäver, gör avsändaren känd som barnslig, vilket minskar kommunikationsprofessionaliteten. Håll fonter professionella. Enligt Wellesley College är de bästa typsnitt som används för affärsändamål Times New Roman, Arial och andra bokstäver.

Dessutom, avstå från att ändra teckensnittet så att det finns i alla stora bokstäver, eftersom detta tolkas i onlinekommunikation som skriker.

Bevisa din e-postadress

Det är oprofessionellt att skicka e-postmeddelanden med stavfel, interpunktionsfel och andra typer av grammatiska eller tekniska misstag. Sådana fel gör att det verkar som om du inte har tillräckliga skriftliga färdigheter. Använd funktionen stavningskontroll i ditt e-postprogram för att korrigera felstavade ord och prova alltid kompositionen innan du trycker på knappen "Skicka".