Vilka typer av kommunikation ska användas under ett projekt?

Kommunikation och hur du möter andra medarbetare är avgörande för projektets framgång. Olika typer av kommunikation kan vara inblandade i den övergripande planeringen och genomförandet av det slutliga projektet och kan omfatta verbala, skriftliga, elektroniska och ansikte mot ansikte interaktioner. Informationsflödet spelar också en viktig roll för framgången med ditt projekt.

Skriven

Skriftlig kommunikation kopieras enkelt och skickas till alla medlemmar i laget. Dagsdatum, rutiner och företagspolicy ska skickas i skriftlig form för att undvika missförstånd. E-post är en effektiv form för att kommunicera viktig information, särskilt när delar av ditt projektlag finns på olika platser. Tydlighet är avgörande för att ge exakta detaljer och relevant information till alla deltagare. Du bör undvika överbelastning av lagmedlemmar med data och prioritera den information som gruppmedlemmarna behöver för att slutföra sina delar av projektet. Undvik överväldigande projektmedlemmar med irrelevanta dokument och data.

Elektronisk

Förutom meddelanden och anvisningar i e-postmeddelanden kan du använda elektroniska verktyg för att underlätta snabb och effektiv kommunikation. Använd videokonferenser när deltagare kan dra nytta av brainstorming eller frågor och svar när ditt lag sprids ut på olika platser. Du kan bifoga kalkylblad och videofiler till e-postmeddelanden för mer djupgående presentationer till lagmedlemmar. Använd dina interna webbsidor för att ge information och uppdateringar som projektdeltagare kan komma åt när som helst och på plats. En webbplats är en effektiv resurs som gör det möjligt för alla lagmedlemmar att följa projektutvecklingen, även i områden där de inte kommer att spela en roll.

Ansikte mot ansikte

Ansikte mot ansikte möten individuellt och som ett team spelar en viktig roll i de övergripande kommunikationsprocesserna som leder till framgångsrik projektfärdigande. När du pratar personligen med en lagmedlem kan du mäta reaktioner och se till att ditt meddelande har tagits emot. Att få lagmedlemmar tillsammans förbättrar moralen och kan skapa kreativitet och entusiasm för projektet. Möten är lämpliga när dagordningen planeras och du vill se till att alla inblandade hör samma meddelande. Workshops, seminarier och möten väcker samarbete och en fri utbyte av nya idéer.

Mottaglig

En vital viktig aspekt av kommunikation som ofta förbises lyssnar. Aktivt lyssnande är nödvändigt för att låta lagmedlemmar veta att vad de har sagt, skrivet eller visat har mottagits på lämpligt sätt. Feedback återfinns i olika former. Personligen uttrycker ditt kroppsspråk din uppmärksamhet medan frågor och tidsinmatning betyder att du hörde meddelandet. E-postsvar, textmeddelanden och noteringar låter andra medlemmar i teamet veta att deras meddelanden mottogs och förstods.