Hur man skriver en projektplan

En plan håller ditt projekt på rätt spår. Utan en plan kan till synes mindre detaljer glömmas, vilket gör det svårt att nå mål och deadlines. Din projektplan gör att du kan ange vilka anställda som ska hantera uppgifter, när arbetet är och hur gruppen ska kommunicera. Innan du börjar skriva din projektplan, noggrant undersöka omfattningen och specifikationerna för projektet för att säkerställa att din plan täcker alla aspekter.

1.

Starta projektplanen med en sammanfattande sida som ger en beskrivning av projektet och förklarar varför projektet behövs och vad du planerar att åstadkomma. Nämn hur lång tid du förväntar dig att projektet ska ta, vad projektleveranserna är, hur många anställda som ska arbeta med det och hur mycket pengar kommer att ägnas åt. Inkludera mål, slutförandekriterier, viktiga begränsningar och centrala intressenter.

2.

Inkludera en personalavdelning i planen. Använd det här avsnittet för att tilldela anställda olika uppgifter. Inkludera ett organisationsschema som visar kommandokedjan för projektet.

3.

Utveckla ett kalkylblad för aktivitetsschema som anger hur många dagar varje del av projektet ska ta. Ange ett startdatum för varje uppgift. Tilldela specifika uppgifter till olika avdelningar eller grupper som arbetar med projektet. Standardtidswebbplatsen noterar att noteringen för varje uppgift ska innehålla prognostiserad tid och aktuell arbetstid. Hämta information om den aktuella tiden från tidtabellerna.

4.

Skapa ett övergripande projektschema. Schemat visar hela projektets varaktighet och innehåller milstolpar, leveransdatum för specifika delar av projektet, datum för granskningar, revisioner eller inspektioner och tidsfrister. Projektplanen definierar också arbetssekvensen för projektet.

5.

Lägg till ett kalkylblad som anger kostnaden för att slutföra planen. Lista varje uppgift och uppskatta antalet timmar och summa pengar som det tar att slutföra.

6.

Inkludera en sida som beskriver din kommunikationsplan. Kommunikation specificerar hur ofta du kommer att hålla möten och hur uppdateringar och kritisk information kommuniceras till lagmedlemmar och intressenter.

7.

Avsluta projektplanen med ett godkännandeblad. Det ska innehålla projektets namn, datum och projektledarens namn. Inkludera tomma rader för signaturer till administratörer eller andra i ditt företag som måste logga ut på projektet. Skriv varje administratörs namn under en av de tomma raderna.

Saker som behövs

• Kalkylprogram

Tips

• Om din plan innehåller många större uppgifter, bryta dem till specifika mindre uppgifter. När du skriver utkastet till din projektplan, ge varje uppgift en egen sida och lista alla de underuppgifter som behövs för att slutföra uppgiften på sidan.

Varning

• Addera eventuella risker som kan påverka ditt projekt. Project Smart webbplats noterar att identifierande potentiella risker gör att du kan förbereda dig för dessa möjligheter och utveckla en effektiv riskhanteringsplan.