Så här dokumenterar du en anställd

Dokumentation skapar en rekord av anställdas prestation, både positiva och negativa bidrag till företaget. Dokumentationen fastställer en tidslinje för beteendemässiga problem och stöder uppsägning av anställning, vid behov, genom att visa att försök gjordes för att förbättra arbetstagarens prestation före uppsägningen. Medarbetarregistret ger kontinuitet om arbetstagaren flyttar till en annan avdelning eller flyttar under övervakning av en annan chef. Att dokumentera beteendet noggrant och utan förskjutning är nyckeln till att skapa effektiva anställningsrekord.

1.

Granska fastställd företagspolicy för att dokumentera anställda. Följ proceduren i policyn om det är tillämpligt.

2.

Skriv ner specifika händelser som involverar arbetstagaren i hans fil. Dokumentera händelsens fakta, inklusive vad som ledde till situationen, arbetstagarens handlingar och resulterande effekter. Till exempel, om arbetstagaren misslyckades med att visa sig att fungera utan att ringa, kan effekterna ha varit lagets oförmåga att avsluta ett projekt som han var en del av.

3.

Datum varje inträde för att visa en kronologisk tidslinje för de anmärkningsvärda åtgärderna av arbetstagaren. Lägg till tid på dagen om den informationen är relevant.

4.

Dokumentera eventuella disciplinära åtgärder som inträffade, om det behövs. Ta med de steg du tog och medarbetarens reaktion, var försiktig med att uppge informationen faktiskt utan att lägga till känslor för det.

5.

Skriv ned stegen du tar för att hjälpa medarbetaren ändra sitt beteende. Det kan innebära att man granskar relevanta anställdas policy med henne, skickar henne till utbildning eller skapar en handlingsplan för att hon ska kunna förbättra sig.

6.

Fråga arbetstagaren för hans perspektiv på situationen eller hans resonemang för hans handlingar. Inkludera den informationen i posterna. Om han till exempel visade sig en timme sent, fråga honom varför och dokumentera sin anledning.

7.

Uppföljning av dokumentationen med jämna mellanrum för att registrera om arbetstagaren gör framsteg. Inkorporera positiva prestationer när det är relevant så att dokumentationen visar korrekt anställdens förmågor och handlingar.

Varning

• Ta aldrig med personliga attacker, diskriminerande kommentarer eller liknande uppgifter i dokumentationen, eftersom du lämnar dig själv inför rättsliga åtgärder. Stick med fakta och observationer om arbetstagaren i stället för rykten eller antaganden.