Olika Business Accounts Payable Processes

Undersök utbetalningsförfaranden i fem olika verksamheter och du kommer sannolikt att hitta fem olika sätt att hantera leverantörs- och anställningsbidrag. Leveranspraxis kan variera från allt från matchande krav till toleransnivåer för variansbehandling. Några allmänt accepterade principer definierar emellertid de tillgängliga kärnmetoderna. Förstå dessa metoder gör det möjligt för chefer att bestämma vilka betalningsförfaranden som är mest lämpade för sin verksamhet.

Tvåvägs match

Den tvåvägs matchande leverantörsskulden är bäst lämpad för återkommande betalningar. En inköpsorder skrivs för ett antal betalningar till ett visst belopp inom en viss tidsram. Inget mottagande dokument krävs och alla fakturor betalas när de presenteras på eller efter inköpsorderens förfallodatum och upp till totalvärdet av inköpsordern. Fasta månatliga betalningar som hyra eller schemalagda tjänster som landskapsunderhåll är bra kandidater för denna metod.

Trevägs match

Generellt används för fysiskt levererade varor, en trevägssammanfattning jämför en faktura till ett inköpsorderavtal och de faktiskt mottagna varorna. Om alla tre objekt matchar, registreras en skuld och betalningen är planerad inom betalningsdagarna för inköpsorder. Om till exempel en inköpsorder kräver 100 stycken på 10 kronor per styck på grund av 1 maj och en leverans på 100 stycken görs den 30 april med betalningsvillkor för netto 30, skulle en efterföljande faktura presenterad för $ 1 000 vara planerad till betalning i maj 31. Dokument som inte matchar avvisas eller kräver särskilt godkännande för betalningsavvikelser. Denna trevägskontrollprocess är avsedd att ge snäva betalningskontroller.

Fyrvägs match

Fyrvägssamlingsprocessen är densamma som trevägsmatchmetoden, med det extra steget med materialinspektion. När varorna är anlända inspekteras de för att bekräfta överensstämmelse med beställningsbestämmelserna. Om varor passerar inspektion matchas fakturan, inköpsorder, kvitto och inspektionsdokument för betalningsbehandling inom nettobetalningsvillkor. Detta är den mest tidskrävande av alla betalningsförfaranden och bör endast användas när strikt inspektionskontroll är nödvändig.

Betala på kvitto inom nättermer

Den grundläggande principen om lön vid kvitto inom nettotillstånd sätter inköpsordern mellan två parter som det styrande dokumentet för betalning. därför är fakturamatchning inte nödvändig. När produkten är mottagen registreras en automatiserad leverantörsskuld och planeras till betalning inom nettotillstånd direkt från inköpsordern. Eftersom fakturor inte används för enhetsprisverifiering är det absolut nödvändigt att strikta kvalitetskontroller finns på plats när du skriver inköpsordern, eftersom betalningen kommer att schemaläggas till det exakta priset i inköpsavtalet.

Ingen match med godkänd faktura betalning

För ad hoc faktura betalningar eller ersättningar till anställda använder många företag en no-match metod som bara kräver lämplig signaturmyndighet att logga in en faktura för betalning inom angivna villkor. Exempel på dessa typer av betalningar skulle vara anställda resebidrag eller fakturor presenterade av en konsult för ett första möte. Denna öppna policy kräver strikt signaturkontroll för att förhindra risk för bedrägliga betalningar.

Tolerans och Betalning

Utöver matchning kan andra betalningsförfaranden införas för att ställa in toleranser för bearbetning av avvikelser i enhetskostnad, kvantitet och förfallodagar. Till exempel kan kvantitetskvittotoleranser ställas in för att tillåta en 10 procentavvikelse och tillåter därmed betalning för 110 stycken mot en inköpsorder som ursprungligen skrivits för leverans av en mängd på 100. Liknande toleranser kan skrivas för leveransdatum eller kostnadsavvikelser - eller kombination av toleranser eller matchande politik som lämplig för ett visst företag.