Riktlinjer för genomförande av affärsmöte

Möten kan ofta vara ineffektiva på grund av dålig hantering av tid och resurser. Men om du håller medlemmar på rätt spår, respektfullt och arbetar mot gemensamma mål, kan du uppnå vad du behöver inom den tid som tilldelats. En bra ledare är nödvändig; var dock medveten om att den mest kvalificerade personen kan eller inte är företagets ägare. Tänk på att det går att träna ett möte effektivt. försök varje gång för att förbättra din prestanda.

Upprättande av allmänna riktlinjer

Enligt Management Help "är fyra kraftfulla grundregler: delta, bli fokuserade, behålla fart och nå slut." Kom ihåg att inkludera regler som kan tyckas uppenbara, inklusive att starta och avsluta möten i tid, tala en i taget och bara tala om relevanta ämnen. Dessa enkla riktlinjer hjälper till att hålla dina möten på spår, oavsett ämne. Lista dessa regler högst upp på varje mötes dagordning och granska dem med nya deltagare som ännu inte fått kännedom om reglerna.

Ledarroll

Gruppledaren eller personen som genomför mötet har två viktiga funktioner: uppgift och underhåll. Ledaren är ansvarig för att hålla medlemmarna på uppdrag och diskussionen om målet. Var en medlare istället för att uttrycka din egen åsikt eller välja en sida, hjälpa medlemmarna att klargöra vad de behöver och låta dem debattera sina idéer. För att förhindra avbrott, föreslå att deltagarna skriver ner sina idéer och åsikter, och räddar dem för sin tur att tala.

Förberedelse

Skriv klart och dela upp vilka ämnen mötet ska täcka så att alla deltagare är beredda och fokuserade. En detaljerad agenda innehåller varje huvudämne, hur snabbt det behöver hanteras och åtgärden förväntas. Var realistisk om vad du kan uppnå i varje möte och planera därefter. Ställ in tid och datum för mötena så att nödvändiga personer kan delta, och informera alla deltagare om mötet tid, plats och dagordning så långt före tid som möjligt.

Bolagsstämma

Det är viktigt att starta dina möten i tid. Först tacka människor för att delta och granska din dagordning. Be någon att ta minuter, eller anteckningar, vid mötet så att du kan ge dem till deltagare för granskning. Prata med medlemmar i hela mötet och få feedback om mötesets effektivitet; Genomföra ändringar som behövs för att hjälpa alla att vara mer produktiva. Lämna tid i slutet av mötet för en utvärderings- och förslagstid för att förbättra produktiviteten och förfarandet vid nästa möte. Slutligen avsluta dina möten i tid och se till att granska alla beslut och uppdrag innan du ställer in datum för nästa möte.

Typspecifika tillvägagångssätt

Olika typer av möten kräver olika ledarstilar: handlingsinriktad, brainstorming, kortsiktig planering eller långsiktig planering.

Åtgärdsinriktade möten fokuserar på att lösa en pressande fråga. för att minska tiden i mötet, se till att alla är väl förberedda med idéer och låta dem försvara sina egna förslag.

Brainstorming sessioner kan springa längre än andra möten, så ta med mat, dryck och utanför inspiration för att hålla deltagarna animerade.

Kortsiktig planering kräver en grupp som arbetar tillsammans som ett team för att fatta beslut som omfattar företagets behov, så se till att du bjuder in den rätta blandningen av människor.

Långtidsplanering kräver åtminstone alla ledande befattningshavare och ofta hela personalen. Att hålla ett möte med en så stor befolkning gör det ännu viktigare att du håller människor fokuserade och hjälper dem att dela sina idéer intelligent och respektfullt.