Vad är en inköpsavdelningens funktioner i en organisation?

De flesta stora företag och till och med några statliga organisationer har en inköps- eller upphandlingsavdelning som en del av den dagliga verksamheten. Dessa avdelningar tillhandahåller en tjänst som är ryggraden i många tillverknings-, detaljhandel-, militär- och andra industriorganisationer. Många individer, även vissa som arbetar för dessa företag, är inte medvetna om vad inköpsavdelningen gör, varför den finns eller vilka syften den tjänar. För att bättre förstå vad inköpsavdelningens roll är, överväga vissa funktioner som den utför.

Tips

• Inköpsavdelningen ansvarar för upphandling av råvaror och andra resurser till bästa möjliga pris.

Upphandling av råmaterial och andra resurser

En inköpsavdelning är en uppgift att skaffa allt material som behövs för produktion eller daglig drift av företaget eller den statliga organisationen. För ett tillverkningsföretag kan detta innefatta råvaror som järn, stål, aluminium eller plast, men det kan också innehålla verktyg, maskiner, lastbilar eller till och med kontorsmaterial som behövs för sekreterare och säljteam.

I en detaljhandelsmiljö säkerställer inköpsavdelningen att det alltid finns tillräcklig produkt på hyllorna eller i lageret för att hålla kunderna nöjda och hålla butiken välfylld.

Med ett litet företag är det särskilt viktigt att behålla lagerordern på en rimlig nivå. Att investera stora mängder kapital överlagret kan leda till lagringsproblem och brist på kapital för andra utgifter som reklam eller forskning och utveckling. Inköp övervakar också alla leverantörer som levererar ett företag med de föremål som den behöver fungera korrekt.

Uppnå bästa möjliga priset

En inköpsavdelning är också skyldig att kontinuerligt utvärdera om det tar emot dessa material till bästa möjliga pris för att maximera lönsamheten. Detta kan vara utmanande för ett litet företag som kan köpa i mindre kvantiteter än en större leverantör och som således inte kan få samma typ av bulkrabatter. En inköpsavdelning i ett litet företag behöver handla för att hitta de bästa leverantörerna till de mest rimliga priserna för företagets särskilda order.

Inköpsavdelningen kan kommunicera med alternativa leverantörer, förhandla bättre prissättning för bulkorder eller undersöka möjligheten att skaffa billigare material från alternativa källor som en del av sin dagliga verksamhet.

Pappersarbete och redovisning

Inköpsavdelningarna hanterar allt pappersarbete som är inblandat i inköp och leverans av leveranser och material. Inköp garanterar snabb leverans av material från leverantörer, genererar och spårar beställningar och arbetar tillsammans med mottagningsavdelningen och leverantörsavdelningen för att säkerställa att de utlovade leveranserna har mottagits i sin helhet och betalas i tid. I ett litet företag innebär det att vi arbetar nära kontonavdelningen för att säkerställa att det finns tillräckligt med kapital för att köpa de inköpta varorna och att kontanterna flyter smidigt och alla betalningar görs i tid.

Överensstämmelse med affärsprotokoll

Inköpsavdelningen måste också se till att den överensstämmer med all företagspolicy. I en liten verksamhet kan exempelvis enskilda medarbetare kommunicera med inköpsavdelningen om inköpsbehov för saker som kontorsmaterial eller datorer. Innan du köper måste inköpsavdelningen se till att det håller rätt protokoll för inköp och budgetgodkännande och måste se till att alla varor köps i enlighet med organisationens övergripande inköpspolitik.