Hur man skriver ett företags e-postmeddelande till en kund för en felaktig order

Företagets e-post serverar många ändamål när det skickas om en felaktig order. Det fungerar som ett juridiskt dokument, en ursäkt och en resolution. Det försöker rätta till felaktigheten, samtidigt som kunden behåller sig. En effektiv e-post ger tydlig information och uppnåeliga förfaranden som guidar kunden smidigt genom orderens upplösningsprocess.

1.

Behandla e-postmeddelandet som en elektronisk hårddisk. Inkludera alla formella objekt i en vanlig affärsbrev i din företags email. Ange datum för svaret och följ det med gällande beställningsnummer och en professionell hälsning, till exempel "Kära Dr A. Smith" eller "Kära herr John F. Smith."

2.

Använd första stycket i ditt email för att ge en kort introduktion. Introducera dig själv, redogör för orderens information och försäkra kunden om att felaktigheten kommer att rättas.

3.

Förklara detaljerna i ordern i följande stycken. Ange produktinformationen som kunden borde ha mottagit mot vad som faktiskt utfärdades. Förklara alternativen som är tillgängliga för att lösa den felaktiga ordningen och de åtgärder som företaget kommer att vidta för att påskynda upplösningen, t.ex. expressleverans eller leverans på samma dag. Var tydlig och artig.

4.

Använd de sista styckena för att visa uppskattning. Tacka kunden för hans verksamhet och tålamod. Ange kontaktinformation och öppettider för representanten eller avdelningen som kan hjälpa kunden med eventuella frågor och oro. Påminn kunden om att hänvisa ordernummer när du kontaktar avdelningen med frågor och oro.

5.

Avsluta affärs-e-postmeddelandet med en professionell stängning, till exempel "Hälsningar" eller ett enkelt "tack". Se till att din signatur innehåller ditt företagsnamn och kontaktinformation, om det skiljer sig från informationen i slutbestämmelsen.

6.

Använd ett blockformat för ditt e-postmeddelande, med all text som börjar spola i vänstra marginalen. Använd ett typsnitt och en storlek som är lätt att läsa, till exempel Times New Roman 12 eller Arial 10, och innehåller dubbla mellanslag mellan varje stycke.