Vad är en utgiftsbevisprojektrapport?

En rapport om utgifterstillståndsprojekt hjälper revisorer och projektledare att upptäcka metoder och förfaranden som ökar projektkostnaderna. Många myndigheter, till exempel statliga universitet eller länskontor, använder dessa rapporter för att spåra överdrivna utgifter och orsakerna till deras auktorisation. Småföretag kan också dra nytta av att använda dessa rapporter för att spåra resekostnader, underhållskostnader och utbildningsutgifter för anställda.

Utgifterstillståndsprocess

Projektledare installerar ofta processer för att innehålla utgifter, för att hitta arbetsuppgifter som är blödande intäkter och för att minska företagsledningen. En av dessa processer innefattar godkännande av företagsutgifter. I vissa fall kommer en anställd att spendera personliga medel på företags tillgångar och begära ersättning från projektledaren eller kontoansvarig. Vid andra tillfällen kommer arbetstagaren att få tillgång till företagets kreditkort eller bankkonton för sådana utgifter. Bemyndigande processen säkerställer att utgifterna tjänade företagets uppdrag.

Projektrapporter

Projektledaren måste också utarbeta en projektrapport. Projektrapporten förklarar de framsteg och arbetsuppgifter de anställda genomförde under projektet. Klienten använder projektrapporten för att förstå jobbprestanda, intäktsproblem, säkerhetsrisker och överensstämmelseuppgifter som företaget mötte under projektet. Rapporten kan också innehålla finansiella uppgifter relaterade till projektkostnader, såsom förändringar i råvarupriserna som behövs för att slutföra projektet.

Funktioner för auktorisationsrapporter

En utgiftsbevisrapport visar vilka utgifter som godkänts, kostnaden och vilken part som gav tillståndet. Projektledare kan jämföra auktorisationsrapporterna till projektbudgeten för att avgöra om vissa auktoriserade utgifter tvingade projektet att gå överbudget och hur mycket. Chefen kan spåra de anställda som ådragen kostnaderna och de chefer som godkände utgifterna. Dessa rapporter kan leda projektledare mot att revidera utgifterstillståndspolitiken för att strama upp avdelningar som konsekvent löper överbudget.

Fördelar med auktorisationsrapporter

Utgifter för godkännande av utgifter för utgifter kan ofta ge ett effektivt verktyg för utvärdering av utgifterna för genomförandet av ett projekt. Ett företags chefer och chefer kan använda rapporterna för att bedöma effektivitetsnivåerna i interna processer och utarbeta de mest effektiva metoderna för att minska kostnaderna. Rapporterna gör det möjligt för dem att se vilka avsnitt som fungerar vid högsta effektivitet och vilka som kräver finjustering före nästa stora projekt.