Face-to-Face kommunikation i affärer

Nya kommunikationsmetoder som textning, e-post och videokonferenser ersätter snabbt ansikte mot ansikte företagskommunikation. Endast 29 procent av högskolestudenterna föredrar ansikte mot ansikte kommunikation, enligt en 2010-studie "University of Media" som utfördes av Mindshare Business Planning Group, Alloy Media och Brainjuicer. Istället skickar studenter mer än 50 textmeddelanden per dag. Eftersom dessa unga vuxna flyttar in på arbetsplatsen, blir de mer bekväma med ny teknik än tidigare generationer. Ändå spelar ansikte mot ansikte kommunikation en dominerande roll i näringslivet.

fördelar

Den stora majoriteten av chefer som fortfarande känner sig ansikte mot ansikte är viktigt för företag, enligt en 2009 Forbes Insights-undersökning av mer än 750 företagare. Faktum är att åtta av tio svarande sa att de föredrog möten från mötesplatsen över tekniskt aktiverade möten som videokonferenser. Ansikte mot ansikte möten "bygga starkare och mer meningsfulla affärsrelationer", sa de samtidigt som bättre sociala möjligheter kunde knyta samman med kunder och medarbetare. Det är också lättare att läsa kroppsspråk och ansiktsuttryck och tolka icke-verbala kommunikationssignaler. Respondenter överväldigande överenskomna ansikte mot ansikte kommunikation är bäst för övertalning, ledarskap, engagemang, inspiration, beslutsfattande, ansvarsskyldighet, lust, fokus och nå enighet.

begränsningar

Medan ansikte mot ansikte kommunikation är i allmänhet att föredra, finns fördelar för fjärrkommunikation, skriver Chuck Martin i Chief Information Officer magazine. E-post och snabbmeddelandekommunikation kan påskynda diskussionen för stora grupper i fall där medlemmarna inte kan avbryta sina arbetsscheman för att mötas. E-post är också ett bättre sätt att schemalägga och bekräfta möten eftersom alla kommer att ha tillförlitlig, skriftlig korrespondens att hänvisa till om det behövs. Ett telefonsamtal är ett mer förnuftigt sätt att genomföra en snabb tvåvägssamtal utan att blockera tiden. Noteringar är bäst för längre bakgrundsbitar som kräver en ökad nivå av förståelse och förståelse. Vissa företagare använder DVD-skivor för att effektivt sprida företagsmeddelanden till anställda, vilket är ett kort, engagerande sätt att fånga uppmärksamhet.

Funktioner

"En liten förberedelse kan gå långt, " skriver Kiplinger Marty Nemko. De mest effektiva kommunikatörerna kanske inte vet allt, men de har finjusterat sina tal för att reflektera över en viktig nisch där de är experterna. Att komma i en förberedd interaktion är särskilt viktigt vid ett möte ansikte mot ansikte när du inte kan Google gå ut. Ta med prickade anteckningar, men läs inte ett strikt manus. För att förbättra trovärdigheten, var ärlig, dela en personlig historia och dra ut dina lyssnarers empati. Gräva för nytt och relevant material. Aktivt engagera dina lyssnarna på ett interaktivt sätt genom att ställa frågor eller lägga till aktiviteter till ditt möte. Slutligen påminner Nemko: "När du talar, tänk dig som en konsertpianist: I nästan varje mening varierar tonen, takt och intensitet. Inkludera dramatiska pauser."

missuppfattningar

Nectarios Lazaris, CIO för globalt arkitektfirma Woods Bagot, berättade för Forbes Magazine: "Det enda som går vilse (i videokonferenser) är att människor inte sitter i samma rum. Annars än det är det samma." Det är dock en myt att de avlägsna användbarhetsresultaten är lika bra som ansikte mot ansikte, skriver Corrie Kwan, Jin Li och May Wong i en juli 2010-utgåva av UXMatters magazine. "Utan ett sätt att observera studerande deltagare under fjärranvändbarhetsstudier kan medhjälpare inte upptäcka icke-verbala signaler", förklarar författarna och pekar på den vidtagna betydelsen av ansikte mot ansikte kommunikation i affärer. De hävdar att många affärsinteraktioner är beroende av empati, anslutning och förståelse som initieras av nonverbal signaler, vilket är svårt att bygga utan att möta deltagare som samlats i samma rum.

överväganden

Tiden är den största hindren för ansikte mot ansikte kommunikation i affärer. Överarbetade chefer känner ofta att de helt enkelt inte har tid att träffa alla anställda och interagera på ett meningsfullt sätt. För att maximera din tid, träffa till exempel med en handfull ledande befattningshavare för ett timmars möte på måndag för att ta itu med veckans viktigaste problem och begära rapporter från olika avdelningar. Nästa dag, träffa varje enskild medlem för att granska rapporter och viktiga meddelanden som de har sammanställt för dig. På onsdag, träffa operativa chefer och torsdag, träffa ledande chefer. I fredags kommer dina främre anställda att ha en ny känsla av riktning. Även om du möter alla ansikte mot ansikte bör du lägga in dina mötesnoteringar elektroniskt online för att andra anställda ska granska och därigenom hålla flera kanaler öppna.