Hur man skriver e-post med uttryck

När du skriver ett mail i nästan alla situationer är det viktigt att vara så tydlig och specifik som möjligt. Eftersom det är enkelt för mottagaren av ditt e-postmeddelande att ta dina ord på fel sätt, eftersom det inte finns någon personlig kontakt med meddelandet, bör din onlinekommunikation innehålla flera typer av uttryck och undvika att använda andra. Välskrivna uttryck i e-postmeddelanden kan hjälpa dig att få ditt meddelande klart, även om du inte talar personligen till mottagaren.

1.

Börja din e-post med ett grundläggande uttryck för hälsning, beroende på meddelandets mottagare och ditt förhållande till den personen. Att använda ett uttryck som "Hi" är lämpligt för korrespondens med vänner, medan "Kära" är ett mer formellt hälsningsuttryck. Ett uttryck som "Till vem det kan vara" är idealiskt när du inte känner till den avsedda mottagarens namn, till exempel när du skriver till ett företag.

2.

Ange din anledning till e-postmeddelandet om du skickar det av en särskild anledning eller det är något brådskande för meddelandet. Vid ett telefonsamtal kan du byta några trevliga saker innan du kommer till innehållet i din konversation. I e-postformatet får du denna information direkt, med hjälp av ett uttryck som "Jag skriver denna snabba anteckning för att be om ditt tillstånd ...." På så vis kommer mottagaren att veta varför du skriver omedelbart .

3.

Undvik att använda klichéer i e-brev, eftersom de kan förvirra och vilseleda e-postmottagaren. I ansikte mot ansikte konversationer kan båda människorna enkelt förstå när du använder en kliché, som "jag ringde honom 50 gånger innan han hämtade sig". Om du säger den här typen av uttalande i ett e-postmeddelande kan klichen gå förlorad på den andra personen.

4.

Var försiktig med att använda löpande uttryck, eftersom de ser allvarligare ut när de visas via det skrivna ordet. Om du säger något så harmlöst som "Jag ringer henne ikväll" kan e-postmottagaren ta din e-post som en skriftlig bekräftelse på din planerade åtgärd. I arbetsmiljön kan en chef hålla dig ansvarig om du inte följer igenom på löpande uttryck.

5.

Sluta din e-post med ett avslutande uttryck som passar ditt förhållande till mottagaren och meddelandets sammanhang. En företagsapplikation kan innehålla uttryck som "Tack för din tid" och "Med vänliga hälsningar", medan ett informellt e-postmeddelande inte kräver något annat än att signera ditt namn eller till och med smeknamn.