Hur man skriver en vaktfaktura

Om du driver ett vaktmästare är fakturering en viktig del av ditt företag. Du kommer inte att tjäna pengar förrän du skickar fakturor till dina kunder för det arbete du utför. Du kan spara tid genom att skapa en faktura mall för att återanvända senare. När det är dags att fakturera kunden igen, kan du helt enkelt fylla i uppgifterna på din mall och din nya faktura är redo att skicka. Om du fakturerar kostnaden för eventuella rengöringsmedel direkt till kunden, inkludera kopior av kvitton och annan dokumentation för att stödja avgifterna.

Grundläggande information

Den högsta delen av fakturan ska innehålla namn på ditt vaktmästerskap, adress, telefon- och faxnummer och företagslogotyp om du har en. Ange fakturadatumet längst upp tillsammans med fakturanumret. Hoppa över flera rader och lista kundens namn, kontaktinformation och kundnummer i ditt bokföringssystem. Om du tillhandahåller kommersiella tjänstgöringstjänster kan du också behöva lista det beställningsnummer du fått från din kund. Detta hjälper kunden att godkänna betalningen av din faktura snabbare.

Beskrivning

Beskriv alla tjänstgöringstjänster du utförde för kunden under faktureringsperioden. Lista varje typ av tjänst på en separat rad och inkludera så mycket detaljer som möjligt. Ange om tjänsten faktureras som en fast avgift eller timme. För timmarsavgifter, lista nummer av arbetade timmar och multiplicera den med timpris för varje rad. Inkludera alla jobbkostnadsnummer eller aktivitetsidentifierare som används i ditt bokföringssystem. Summa alla avgifter längst ner i det här avsnittet.

Betalningsvillkor

Ange betalningsvillkor för denna faktura, till exempel vid mottagning, netto 15 eller netto 30, siffrorna hänvisar till antalet dagar som kunden måste betala räkningen. Om kunden redan har betalat för en del av fakturan, ange beloppet för betalningen och dra av det från det fakturerade beloppet för att hitta resterande resterande belopp. Ansök eventuella sena avgifter eller rabatter till balansen på grund av att du hittar beloppet för aktuell faktura. Ange de betalningssätt som ditt vaktföretag accepterar, till exempel check, kreditkort eller postanvisning. Om du erbjuder betalningshantering online eller via telefon, lista din webbplats eller telefonnummer på fakturan.

anmälningar

Använd sista delen av din faktura för meddelanden till dina kunder. Lägg till ett standard "Tack" -meddelande längst ner på fakturan för alla kunder. Du kan även använda det här området för att lista kommande specialerbjudanden eller kampanjer som kan överklaga till en viss kund. Till exempel kan du inkludera en rabattkupong för gardinrengöring efter service av kundens mattor.