Vad diskuterar du i styrelsemöten?

Styrelsemötena samlar vanligen ledning i en organisation. Deras roll är att övervaka och styra verksamheten. Vid styrelsemöte granskar styrelsen organisationens förflutna prestation, engagerar sig i strategiska överläggningar och godkänner handlingsplaner för att ge löpande stöd till organisationen genom sina olika stadier av tillväxt.

Tips

• Styrelser börjar ofta genom att granska och godkänna styrelsens protokoll från tidigare möten innan de kommer till nya affärer.

Granska tidigare protokoll

Den första verksamhetsordningen på ett styrelsemöte är att granska de tidigare protokollen . Styrelsen kommer vanligtvis att officiellt ratificera dem och också för att slutföra alla andra pågående dagordningar kvar från föregående möte. En läsning av de föregående protokollen är nödvändig så att styrelsen kan verifiera att posten är ett riktigt redogör för de frågor som de diskuterade, men ibland kommer styrelseledamöterna att läsa dem separat istället för att läsa dem högt.

Det kunde också ha varit oavslutat verksamhet att styrelsen inte slutförde av olika skäl. Processen att gå över föregående mötesminuter bidrar också till att bedöma styrelsens effektivitet och effektivitet och att markera förbättringsområden.

Vanligtvis kommer en styrelsekreterare eller annan tjänsteman att samla dokument som behövs för ett möte, som tidigare protokoll och nya dokument som ska granskas, före ett möte så att varje medlem kan få en kopia.

Tidigare prestationsrapporter

Styrelsen anser vanligtvis organisationsrapporter som beskriver viktiga utvecklingar i verksamheten, ser ut att förstå hur organisationen fungerar och hur den kan göra bättre. Styrelsen granskar viktiga resultatindikatorer som årlig försäljning, segmentandelar, årets intäkter och kostnader, kundnöjdhet och pågående forsknings- och utvecklings-, marknadsförings- och expansionsprojekt.

Eftersom övervakning är en av deras nyckelfunktioner diskuterar styrelseledamöterna oftast vad som förändrats över tid, huruvida några överraskningar har dykt upp och huruvida förändringar uppnådde vad alla hoppades på.

Diskutera framtida strategier

Styrelsemöten handlar också om att strategisera om företagets framtida inriktning . När styrelsen granskar tidigare prestationer kommer medlemmarna med nya strategier som kommer att leda organisationen till framtiden. Ofta tar de ledningen från förslag som presenteras av företagsledningen.

Styrelsen kan till exempel diskutera fördelarna och nackdelarna med att ändra ledningsstruktur och stil för att förbättra medarbetarnas respons och produktivitet. Styrelsen formulerar vanligtvis organisationens kortsiktiga mål, även om det planerar för företagets långsiktiga framtid. Ledningen kommer normalt att väga in med idéer för styrelsen att överväga.

Godkännande av företagsåtgärder

På grundval av de strategier som de utarbetar, rekommenderar styrelseledamöterna också och godkänner handlingsplaner för ledningen och anställda att genomföra. Styrelsen har ansvaret för övergripande styrelsesbeslut i bolaget och kan rekommendera att organisationen sänker, expanderar till ett nytt territorium, behåller vinster istället för att distribuera dem till aktieägarna eller till och med avfärda och ersätta verkställande direktören.

När styrelsen har haft omfattande diskussioner om en fråga bör medlemmarna göra rekommendationer, rösta på dem och komma till ett slutgiltigt beslut.

Styrelsemöten och protokoll

Beroende på storleken på organisationens styrelse kan dess möten vara mer eller mindre formella. I allmänhet bör ditt styrelse dock ha några policyer och protokoll för att hålla sakerna civila, hjälpa styrelsen att fatta beslut och ge protokoll om vad som skett i händelse av tvist senare.

Gemensamma regler inkluderar att endast en person talar i taget och låter styrelsens ordförande bestämma vem som har rätt att prata och begränsa vulgärt språk och angrepp mot andra styrelseledamöter. Vissa styrelser kommer ofta att anta Roberts Order of Order, den tekniska manualen för genomförande av möten.