Hur man skriver en kundservicedag

I affärer är det värt att dokumentera något som är värt att göra bra. Därför vill du fullständigt kommunicera alla aspekter av vad kundservice betyder för ditt företag, dina anställda och dina kunder. En kundservicecharter är en skriftlig policy som kommunicerar ditt företags åtagande att göra affärer med andra. När du skriver ett stadga vill du definiera syftet, omfattningen och standarderna för ditt företags engagemang för kundservice så att både dina anställda och kunder vet vad de kan förvänta sig.

Ange ditt syfte

Bra kundservice är något du gör, och vad du gör av det är ditt syfte. Ange det i klara och enkla termer som "Vi gör det rätt, varje samtal, varje gång". När du skriver skriver din stadga upp detaljer och berättelser som visar på syftet. Medan du förmodligen inte kommer att publicera dessa i själva stadgan, hjälper det dig och dina anställda att förstå vad syftet med din kundtjänst är. Detaljerna hjälper dig att skapa ett anställdokument och berättelser som hjälper nya anställda förstår politiken i åtgärd innan de möter kunderna.

Definiera omfattningen

Din stadga definierar ditt fulla utbud av kundinteraktion. Till exempel, om du är en tegelsten och murbruk, så handlar du mest sannolikt med kunder i person. Men kunderna ringer och e-post också. En annan typ av interaktion är mindre näringslivsmässigt, men ändå kraftfullt, och det är sociala medier. När du skriver ditt charter, inkludera hur du kommer att reagera på kundinteraktion på Yelp eller Facebook. Även om du eller din kommunikationschef kanske är den enda som svarar på nätet, är det fortfarande viktigt att kommunicera dina avsedda åtgärder med alla anställda.

Stavningsstandarder

Dina normer är dina åtaganden att göra affärer med varje kund, inklusive kvalitet och inköp av produkten. Om du är en naturlig livsmedelsbutiker, förklarar din stadga att du bara bär produkter som inte innehåller konserveringsmedel och organiska organiska 90 procent av tiden. Andra standarder inkluderar hur kunderna hälsas personligen eller i telefon, hur snabbt en kunds oro löses eller hur en begäran är uppfylld. Var exakt, men rimlig. Du kanske vill källa 100 procent ekologisk, till exempel, men tillgänglighet kan göra det omöjligt. Skriv dina standarder som förväntningar.

Genomförande

När du utarbetar ditt kundserviceavtal, kom ihåg hur du planerar att implementera det. Vissa stadgar är en till sidor långa och används internt, publiceras i arbetstagarhandboken och lärde sig nya anställningar under orientering. Andra stadgar är ett kort avsnitt som sammanfattas på företagets hemsida för att kommunicera direkt med kunderna. Medarbetarutbildning kommer först. När charteret är upprättat, genomföra träning innan du skickar det på din webbplats eller på kundtjänst. Du vill ge dina anställda konsekvent träning och feedback så att kundserviceavtalet upprätthålls av alla anställda.