Effektiv kommunikation och presentationer

Oavsett om du rapporterar om ett projekt som är klart, lägger något på din personal eller gör en presentation till kunderna, är principerna om effektiv kommunikation samma. Att fokusera på organisationen av ditt meddelande hjälper dig att bättre presentera vad du måste säga och få folk ombord med dina idéer och förslag.

Publik

Det första steget i att skapa en effektiv presentation är att analysera din publik. Det innebär att gå utöver vem de är och tänka på vad deras färdigheter, behov och intressen är. För att få folk att köpa in i vad du presenterar måste du ge dem en fördel. Med dina medarbetare kan det betyda att dina arbetsbelastningar blir enklare genom nya system du föreslår eller hjälper företaget att sänka kostnaderna och öka vinsten - vilket innebär mer arbetssäkerhet för dem. Dina kunder vill ha fördelar som förbättrad kvalitet, minskade leveranstider, ökad försäljning, högre vinst och bättre kundservice.

Ändamål

Innan du börjar skapa en presentation, lista de syften du har i viktordning. Ett vanligt misstag av presentatörer är att fokusera på vad de vill komma ut ur presentationen, till exempel en säljare som hoppas kunna skriva under ett kontrakt. I stället fokusera på vilka fördelar du vill ge till publiken först, vilket hjälper till att konvertera dem till partners som vill hjälpa dig. När du väl vet dina syften kommer du att veta hur du börjar och avslutar presentationen, lovar en fördel i början av ditt samtal och sedan upprepar det i slutet.

Presentation Struktur

Din presentation ska följa en tre-stegs strategi som börjar med att berätta för publiken vad de ska höra och varför det är viktigt för dem. När de är intresserade av att höra din information, är de redo att prata. Den andra delen av din presentation ska leverera det du har lovat. Här anger du detaljerna för att stödja ditt öppningslofte. Avsluta presentationen med en omgång och ett samtal till handling, påminna din publik om den fördel du lovade i början av pratstunden och berätta för dem hur de kan få det.

Presentation Tips

Lägg till visuella bilder i din presentation så att publiken kan se jämförelser eller konkreta uppgifter i stället för abstrakta begrepp. Beroende på din tekniska kompetensnivå kan du använda en droppbräda, flipchart, ritningar, illustrationer, bildspel eller PowerPoint-presentation. Ställ frågor under presentationen för att dra publiken in. Dina frågor ska vara enkla och generera de svar du vill ha och kanske helt enkelt försöka få publiken att bli en del av processen och muntligt hålla med dig. Håll en fråga och svarperiod i slutet av presentationen så att ingen lämnar några frågor eller missförstånd om informationen. En Q & A-session ger dig möjlighet att höra tvivel eller invändningar och omedelbart eliminera dem.