GAAP-regler för småkassfonder

Federal Accounting Standards Board utvecklar de allmänt accepterade redovisningsprinciperna, eller GAAP, som accepteras och används universellt av certifierade revisorer. Företagen använder GAAP-reglerna för att säkerställa konsekvent praxis och etiska standarder för finansiell redovisning. Företagen skapar medel för små medel för att täcka små, oväntade företagskostnader som uppstår under normal drift. Reglerna för GAAP-sedlar omfattar förfaranden för registrering av transaktioner, spårning av utbetalningar och förhindrande av missbruk av fonden.

Plats och utsedd personal

GAAP-reglerna rekommenderar att småkassfonder hålls på ett låst läge, till exempel en kassaskåp eller låda, med dokumentation av transaktioner. Företagen bör utse en förvaringsansvarig för likviditetsfonden och utse en annan person för att godkänna eller godkänna utbetalningen av fonderna. Reglerna rekommenderar en tredje person som är utrustad att utföra bokföringsfunktionerna, till exempel att förena kontanter och andra konton i slutet av månaden. Mycket små företag kan använda andra interna kontroller för att övervaka kassakravet, till exempel övervakningsrevisioner av medel och konto.

Fonderbelopp och tillåtna användningsområden

Ledningen bestämmer hur mycket pengar som finns i likviditetsfonden baserat på hur mycket företaget behöver under en månadsperiod. Beloppet är alltid representerat med summan av pengar i fonden eller genom en kombination av kontanter och kvitton för utbetalningar. Ledningen bestämmer de tillåtna användningsområdena för småkassfonder, till exempel småkontantinköp under en viss summa, byte av kontorsmaterial, porto, leverans och fraktkostnader och godis.

Kontot och fonderna

Efter att ha skapat ett generaldirektörskonto för småkassor skriver företaget en check till depåbeviset för summan av småkassafonden. Genom att skapa ett separat kassakonto gör det möjligt för företagen att förena kontanter med kontanter med andra konton. Vaktmästaren betalar checken och placerar kontanterna i det låsta läget för kontanterna. Fondens förvaringsinstitut lämnar in en ansökningsblanketten för att fylla på småkassfonder. Förfrågningsformuläret lämnas in med bevis på att de återstående kontanterna i fonden, dokumentationen av utbetalningar och det begärda tilläggsbeloppet är lika med det totala beloppet som fastställts för småkassafonden.

utbetalningar

Vaktmästare säkerställer att intäkter erhålls för alla utbetalningar. Användning av en logg hjälper till att spåra utbetalningar och ger information för att registrera transaktioner och förena konton. Nummererade kuponger som innehåller anställdas namn, datum, syfte för förfrågan och kostnadstypen ger den nödvändiga informationen och spårningsmekanismen. Arbetstagaren returnerar kupongen till förvaringshavaren med fakturor, kvitton och annan stöddokumentation.

Inspelningstransaktioner

Kontot som skrivits till förvaringsinstitutet för likvida medel registreras i kassautbetalningsjournalen som en debitering till småpengar och en kredit till kontanter. Utbetalningar av småkassor registreras på lämpliga kostnadskonton under hela månaden. Uppfyll småkapitalfonder innan bolagets bokslut för månaden slutförts så att kontantbeloppet i likviditetsfonden matchar det belopp som registrerats för kontanterna för småkontanter. Allmänna konton för likvida medel bokförs som en aktuell tillgång på bolagets balansräkning.