Hur man skriver ett visions- och omfattningsdokument

Visions- och omfattningsdokument definierar vad din kund eller företag har i åtanke och beskriver den arbetsprocess som är nödvändig för att nå den visionen. Till exempel drar entreprenörer nytta av att skriva ett visions- och ramdokument för att definiera sina affärsidéer och lista hur de ska utvecklas till verkligheten. Projektledare använder ett sådant dokument för att identifiera det förväntade resultatet av projektet och att ange vilka metoder och aktiviteter som är nödvändiga för att uppnå detta resultat.

Vision vs Scope

Vision och omfattning är två olika saker. Ett visions- och omfattningsdokument börjar med visionsavsnittet som beskriver uppgiften till hands. När visionen är tydlig beskriver handlingsdelen i dokumentet en färdplan för centrala projektfaser och detaljer om de aktiviteter som ska utföras samt de metoder som ska användas. När du klargör din vision är det mycket lättare att skapa en effektiv och effektiv färdplan.

Vision Statement

Visionsdelen i ditt dokument är ofta svårt att skriva eftersom vision är ett koncept, inte en sak. Visionen är den lösning som din kund vill att du ska leverera. I ditt eget företag är din vision vad företaget kommer att vara på en punkt i framtiden. Skriv inte ner mål istället för syn. Mål är kortsiktiga riktmärken. Visionen är långsiktig och uppnås genom att träffa dina mål under vägen. Utveckla visionen genom att fråga varför kunden har kontaktat dig, varför projektet skapades eller varför företaget finns. Därefter svara vad kunden vill ha, vad projektet hoppas skapa eller vad företaget gör. Beskriv vidare visionen genom att undersöka när, var och hur inblandad i visionen.

Omfattningen av arbetet

Arbetsuppgifterna beskriver hur du ska uppnå den visionen eller uppgiften som finns. Börja med att notera leveranserna och det önskade leveransdatumet. Fastställa riktmärken på en tidslinje som markerar framsteg mot uppgiften för hand eller visionen. Identifiera vilka ansvarsområden kunden eller företaget har för att tillhandahålla information och de ansvarsområden som ditt projektteam har för att rapportera framsteg. Stipulera specifika krav, t.ex. typ av utrustning eller specifika leverantörer att använda. Tilldela slutligen uppgifter till projektteammedlemmar.

Dokumentstil

Använd överordnade rubriker för visnings- och räckviddssektionerna och använd sekundära rubriker för olika ämnen inom varje avsnitt. Ange detaljerna i en punktlista under varje ämne. Använd diagram, tabeller och tidslinjer där det behövs för att klargöra poängen. Ett bra visions- och omfattningsdokument är lätt att förstå, snabbt att läsa och kan användas som checklista under projektet. Ge ditt dokument ett professionellt utseende med ett täckark som innehåller projektets titel, datum för dokumentet, en lista över personer som ansvarar för projektet och en lista över personer som är behöriga att ta emot dokumentet. Om det är längre än några sidor, ta med en innehållsförteckning. Att ta tid att planera ditt dokument - särskilt när det gäller att definiera visionen - och ge tillräcklig uppmärksamhet åt detaljer ger ett mer imponerande och användbart dokument.