Faktorer att tänka på när man utvecklar ett informationssystem för mänskliga resurser

Många chefer kommer att berätta att anställda i ett företag är den viktigaste tillgången. Ett informationssystem för mänskliga resurser är en programvara eller en online-lösning som hjälper företag att hantera denna värdefulla resurs konsekvent och ger information om ledningsbeslut. För att utveckla ett effektivt system måste du överväga de många faktorerna för att ta itu med uppgifter som att anställa nya anställda, kompensation, marknadsföring, planering för pensionering och succession.

mål

Övergripande mål med ett informationssystem för mänskliga resurser är att förbättra förvaltningen av mänskliga resurser samtidigt som effektiviteten ökas och kostnaderna minskas. För att uppnå dessa mål automatiserar systemet standardfunktioner och gör leveransen av tjänster till anställda bekvämare. Sådana system samlar in och behåller mer information än äldre manuella system, men för att vara effektiva måste de presentera det i en form som chefer kan använda för att fatta personalbeslut. När du överväger en HRIS, se till att den uppfyller alla funktioner i ett traditionellt system samtidigt som det ger större användarvänlighet för både anställda och HR-personal.

Funktionalitet

Ett informationssystem för mänskliga resurser håller reda på anställdas profiler och administrerar förmåner. Fler avancerade system utvecklar beskrivningar av positioner i företagets organisation, matchar anställda profiler till positionerna och rekommenderar träning där profilerna inte matchar positionen. Chefer kan använda HRIS för att planera för att främja anställda längs organisationsvägar som matchar sina profiler samtidigt som prestanda utvärderas mot positionens krav. Efterföljande planeringsfunktionen hjälper ledare att utse en eller flera möjliga ersättare för varje position om företaget skulle förlora en viss anställd.

säkerhet

En HRIS måste skydda anställdas integritet samtidigt som uppgifterna är korrekta och informationen är tillgänglig för behöriga parter. När du utvecklar systemet, se till att det kräver användarnamn och lösenord för åtkomst och det håller loggar över åtkomstförfrågningar för att spela in vem som har tittat på filer. Typiskt innefattar sådana system en åtkomstnivå för visning av data, en nivå för att ändra data och en nivå för att ändra databasstrukturer. Förfaranden som styr ändringar av informationen, se till att den ändras endast vid behov, och byta loggar bevara historiken om sådana åtgärder.

Genomförande

En viktig faktor för att utveckla en HRIS är hur du planerar att genomföra den. Övergången till det nya systemet måste ske utan att störa företagets verksamhet och leverera tjänster till anställda. Dessutom behöver anställda träna på det nya systemet. Företag planerar ofta för parallell drift av de gamla och nya systemen under en begränsad tid, och träning sker före och under denna tid. När det nya systemet tar över, förblir det gamla systemet tillgängligt för historiska data om det behövs.