Hur man skriver ett företagsförfrågningsbrev

Som företagsägare har du förmodligen anledning att skriva många förfrågningsbrev - från förfrågningar om betalning till begäran om ytterligare information. När du väl har skapat en professionell och vänlig mall för sådana bokstäver, kan du anpassa den till dina framtida behov - och spara värdefull tid.

1.

Skriv ditt förfrågningsbrev på affärsbrev. Om du saknar den här resursen skriver du ditt företagsnamn högst upp på sidan i 16- eller 18-punkts-typen. Välj ett professionellt teckensnitt, som Arial, Verdana eller Times New Roman. Centrera ditt namn, titel och kontaktinformation nedan i en mindre typsnitt, till exempel 14 poäng.

2.

Använd en formell hälsning för din förfrågningsbrev, till exempel "Kära Ms." eller "Kära Herr" Använd mottagarens efternamn men inte förnamn, eftersom denna alltför vänliga hälsning är den formella karaktären hos din förfrågan.

3.

Öppna ditt brev med ett direkt och kortfattat uttalande som sammanfattar ditt syfte att skriva. Till exempel kan du säga, "Som ny medlem i Westland Chamber of Commerce skriver jag för att begära databasen för medlemskapet 2012 som jag blev lovad när jag gick med i gruppen förra månaden."

4.

Ge en kort förklaring till din förfrågan, om din avsikt inte är tydligt klar och ge ytterligare information som mottagaren kanske behöver uppfylla din förfrågan. Ta med ditt telefonnummer och de bästa tiderna för att kontakta dig om hon har några frågor om din förfrågan.

5.

Gör det så enkelt som möjligt för mottagaren att följa din förfrågan. Inkludera ett stämplat, självadresserat kuvert så att hon kan maila information utan kostnad. Eller erbjuda att sluta med och hämta den information du behöver. En större bekvämlighetsfaktor bör inspirera till ett snabbare svar.

6.

Avsluta din förfrågningsbrev på en artig och nådig anteckning. Tack mottagaren för sin tid och uppmärksamma din begäran.

7.

Proofread och redigera ditt brev för korrekt stavning och grammatik. Din företagsbild beror på hur bra du presenterar dig själv; Om du tar dig själv på allvar, så kommer andra också att göra det.

Tips

• Ring mottagaren om hon inte har svarat på din förfrågningsbrev inom fem arbetsdagar.