Hur man skriver en företagskontofordran

Kundfordringar definieras som en tillgång som speglar en framtida betalning. I själva verket är kundfordringar en skuld. Hur din verksamhet handlar om skuldförpliktelsen, och villkoren för skulden, måste tydligt skrivas i organisationspolitiken som din personal förstår. Vissa termer som "avskrivning" och "samling" måste till exempel definieras. Samlingsteknik och de policyer och förfaranden som används för att gå efter brottsliga betalningar kan också hjälpa dem i din fordringsavdelning att bättre utföra sina uppgifter och ansvar.

Policy Definitioner och Förvaltning av Fordringar

Det första steget i att skriva någon fordringspolicy är att tillhandahålla definitioner av alla nyckelord som används. Inkludera definitioner för kundfordringar, avskrivning av konto och olika typer av fordringar. Du kan också vilja inkludera information om hantering av fordringar för att inkludera förfaranden för inspelning, insamling, innehav, godkännande, justering, granskning, hänvisning eller på annat sätt behandling av fordran.

Upprättande av fordran

Nästa avsnitt du skriver ska ge en grund eller riktlinje för upprättandet av en fordran. Det borde förklara hur fordran erkänns av gäldenären och definiera din roll när du anger betalningsvillkoren när kontot skapas. Inkludera en översikt över insamlingsaktivitetsprocessen och tidsramen mellan att placera kontot i samlingar och hänvisa kontot till en extern kreditbyrå.

Faktureringsprocessen

Inkludera ett avsnitt om faktureringsprocessen och förklara hur kunder kan se deras konto eller få tillgång till fakturor. Du kanske vill diskutera skillnaden mellan ett papper och en elektronisk faktura och processen för byte till en elektronisk faktura.

Ägarrevision av tidigare förfallna konton

Ur ett revisionsperspektiv ska företagets ägare granska alla förfallna konton minst en gång per år. Ett schema för internrevisionsöversikt av fordringsaktivitet - vanligtvis månadsvis - bör också lämnas. Inkludera titeln på den person som ansvarar för granskningen.

Ålderspolicy för konto

Det sista avsnittet i policyn ska definiera ett förfallot konto och ge kriterierna eller grunden för att skriva ut ett förfallet konto och en åtgärd för att återställa kontot. Policyn ska definiera processen för åldrande konton. Till exempel bör det anges om konton är ålder i 30-dagars inkrement eller en gång per kvartal.